Настольная книга ответственного за делопроизводство [Михаил Юрьевич Рогожин] (pdf) читать онлайн

М. Ю. Рогожин

НАСТОЛЬНАЯ

КНИГА

ОТВЕТСТВЕННОГО
ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Книга представляет собой краткое систематизированное руководство
по работе с документами (документированной информацией) в органи­
зации (на предприятии, в учреждении). Она поможет грамотно и быстро
сформировать корпоративную систему делопроизводства и архивного
дела в любой организации.
В содержание включены, кроме прочего, новая примерная инструкция
по делопроизводству, учитывающая в том числе требования ГОСТ Р ИСО
7.0.97-2016 к оформлению документов, и новые примерные положения
об архиве и экспертной комиссии организации, вступившие в силу в ав­
густе 2018 г.
Книга адресована руководителям организаций, их заместителям, кури­
рующим вопросы корпоративного делопроизводства и архивного дела,
персоналу подразделений, ответственных за делопроизводство и архив­
ное дело, обучающимся по специальностям «Документационное обеспе­
чение управления и архивоведение», «Документоведение и архивоведе­
ние», а также всем, кто интересуется проблематикой делопроизводства и
архивного дела.

F
а

*

X
>
п

о
X
>
7s
X

о
ч
от
гп
О
ч
от
ГП
х!
X
о

М. Ю. Рогожин

НАСТОЛЬНАЯ

КНИГА

ОТВЕТСТВЕННОГО
ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

о
от
>

Ь
m

О

-о
О
X
от
от
О
Ь
п

СУЩНОСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОГО ДЕЛА

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ • ДОКУМЕНТООБОРОТ
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА • СТИЛЬ ИЗЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТА
ОСОБЫЕ ВОПРОСЫ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

от
О

л

Издательство «ПРОСПЕКТ»
(495)651-62-62
e-mail: mail@prospekt.org
www.prospekt.org

Я
; -iiwcnm^

Л

•ПРОСПЕКТ»

М. Ю. Рогожин

НАСТОЛЬНАЯ

КНИГА

ОТВЕТСТВЕННОГО
ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

О©
Электронные версии книг на сайте
www.prospekt.org

•ПРОСПЕКТ»

Москва
2024

Электронные версии книг
на сайте www.prospekt.oiE

УДК 651
ББК 65.050.2
Р59

Р59

Рогожин М. Ю.
Настольная книга ответственного за делопроизводство. — Москва :
Проспект, 2024. — 128 с.
ISBN 978-5-392-39950-5
Книга представляет собой краткое систематизированное руководство по работе с
документами (документированной информацией) в организации (на предприятии,
в учреждении). Она поможет грамотно и быстро сформировать корпоративную си­
стему делопроизводства и архивного дела в любой организации.
В содержание включены, кроме прочего, новая примерная инструкция по
делопроизводству, учитывающая в том числе требования ГОСТ Р ИСО 7.0.97-2016
к оформлению документов, и новые примерные положения об архиве и экспертной
комиссии организации, вступившие в силу в августе 2018 г.
Книга адресована руководителям организаций, их заместителям, курирующим
вопросы корпоративного делопроизводства и архивного дела, персоналу подразде­
лений, ответственных за делопроизводство и архивное дело, обучающимся по спе­
циальностям «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Документоведение и архивоведение», а также всем, кто интересуется проблематикой
делопроизводства и архивного дела.

УДК 651
ББК 65.050.2

Справочное издание

Рогожин Михаил Юрьевич
НАСТОЛЬНАЯ КНИГА
ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Подписано в печать 05.09.2023. Формат 60x90 */16.
Печать офсетная. Печ. л. 8,0. Тираж 1000 экз. Заказ № 952
ООО «Проспект»
111020, г. Москва, ул. Боровая, д. 7, стр. 4.
Отпечатано с готового оригинал-макета
в АО «Коломенская типография».
140400, г. Коломна, ул. III Интернационала, д.2а.

ISBN 978-5-392-39950-5

© Рогожин М. Ю., составление, 2019
© ООО «Проспект», 2019

Введение
Российская Федерация - социальное государство, политика которого на­
правлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свобод­
ное развитие человека1, в том числе посредством создания комфортных усло­
вий для жизни и самореализации2. Одно их таких условий - формирование
и поступательное развитие информационного пространства3 (в ряде источни­
ков также — информационной среды, т. е. среды, в которой осуществляется
обращение информации (обращение с информацией), отвечающего интере­
сам развития и человека, и общества, и государства).
Последнее (в лице органов государственной власти, органов местного самоу­
правления (далее - органы управления (власти)), их должностных лиц) обязано,
в частности, обеспечить каждому возможность ознакомления с документами
и материалами, непосредственно затрагивающими права и свободы человека
(доступ к соответствующей документированной информации, кроме случаев,
предусмотренных законом) — к примеру, с экологической информацией4. Пред­
усмотрено официальное опубликование информации о нормативных правовых
актах, затрагивающих как права и свободы, так и обязанности граждан5.
В Конституции России закреплено и право граждан на свободное обра­
щение с информацией (в том числе документированной) любыми законными
способами — как для личных нужд, так и в связи с осуществлением обществен­
ной, творческой, предпринимательской или иной профессиональной (трудо­
вой, служебной) деятельности6. Но одновременно государством должны при­
ниматься и меры по недопущению обращения определенной информации7
либо установлению особого порядка обращения с нею (с определенными
сведениями (документами)), а также по регулированию отношений, возника­
ющих в сфере информации, смежных сферах деятельности, посредством соот­
ветствующего законодательства (подробнее см. ниже).
К таким сферам деятельности принято относить в том числе делопроиз­
водство и архивное дело. Одновременно представляется правомерным рас­
сматривать ведение делопроизводства и архивного дела в качестве неотъемле­
мых составляющих основной деятельности как органов управления (власти),
так и организаций, предприятий и учреждений.
1 Часть первая ст. 7 Конституции Российской Федерации. М.: Юрид. лит-ра, 2018.
2 Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 г. № 204 (в ред. от 19 июля 2018 г.),
далее - Указ № 204.
3 Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество» (на период
до 2020 г.). Утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2014 г.
№ 313 (в ред. от 30 марта 2018 г.).
4 Статья 42 Конституции Российской Федерации.
5 Там же, часть третья ст. 15.
6 Там же, часть четвертая ст. 29.
7 Там же, ст. 24.

Глава 1
Сущность делопроизводства и архивного
дела, их цели и взаимосвязь
Делопроизводство (применительно к организации, предприятию, учрежде­
нию (далее, кроме случаев, оговоренных особо, — организация))1 — деятель­
ность по обеспечению документирования, документооборота и использова­
ния документов до их передачи (подробнее см. ниже) на архивное хранение2.
Таким образом, функционально делопроизводство включает, во-первых,
управление документами (посредством организации документооборота
и организации обращения с документами) и, во-вторых, документирование,
а хронологически — период времени от возникновения документа до его по­
мещения в архив (санкционированного уничтожения документа — в отсут­
ствие оснований для помещения в архив, подробнее см. ниже). Неотъемле­
мой составляющей делопроизводства является также организация хранения
документов в процессе повседневного обращения с ними (текущее (опера­
тивное) хранение, подробнее см. ниже).
Архивное дело — деятельность по организации обращения с документами
Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными докумен­
тами3: их помещению в архив (комплектованию архива), учету и использо­
ванию в процессе архивного хранения4. По аналогии с делопроизводством,
обязательными компонентами архивного дела являются также организация
управления документами и документирование (подробнее см. ниже) в про­
цессе архивного, в том числе постоянного хранения документов.

* * *
Цель делопроизводства организации (далее также — корпоративное дело­
производство) заключается в своевременном, полном и качественном удовлет­
ворении потребностей организации - преимущественно для осуществления
своей текущей (оперативной) деятельности — в документированной инфор­
мации, кроме содержащейся в архивных документах (далее также — архивная
документированная информация). Соответственно, надлежащее удовлетворе1 Коммерческая или некоммерческая. См. в этой связи ст. 51 Гражданского кодекса Российской
Федерации (в ред., действующей с 1 октября 2018 г.), далее - ГК РФ).
2 Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Тер­
мины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию
и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. Подлежит применению с 1 марта 2014 г.), далее ГОСТ Р 7.0.8-2013.
3 Абзац второй ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от
22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (в ред., действующей с 29 января 2018 г.), далее - Закон № 125.
4 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

4

ние потребностей организации в архивной документированной информации
(в том числе для осуществления организацией своей текущей деятельности)
может быть обозначено в качестве цели архивного дела.
Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела наиболее наглядно вы­
ражается, например, в том, что в процессе делопроизводства осуществляется
подготовка документов, образующихся в деятельности организации, к пере­
воду с текущего хранения на архивное. С другой стороны, выполнение весьма
многих задач текущей деятельности организации - допустим, подготовка от­
четности, ведение справочной работы по кадрам (персоналу, личному составу)
и т. д. — не представляется возможным без обращения к тем или иным архив­
ным документам, обращения с содержащейся в них архивной документиро­
ванной информацией.

Глава 2
Основы нормативного регулирования
деятельности в сфере делопроизводства
и архивного дела
Нормативное правовое регулирование деятельности в сфере делопроиз­
водства и архивного дела осуществляется в соответствии с федеральными,
в том числе кодифицированными законами и Законами Российской Федера­
ции, а также принимаемыми в их развитие иными нормативными правовыми
актами, актами технического регулирования (в частности, национальными
стандартами, предназначенными в том числе для реализации норм соответ­
ствующих федеральных законов, подробнее см. ниже). Нормативное регули­
рование делопроизводства и архивного дела в организациях осуществляется
в соответствии с действующими в этих организациях нормативными требова­
ниями, в том числе предусмотренными локальными нормативными актами,
принимаемыми организациями в соответствии с нормативными правовыми
актами (во исполнение содержащихся в них нормативных требований) в пре­
делах предоставленной компетенции и с соблюдением установленного по­
рядка принятия локальных нормативных актов1.
В совокупности с нормативными требованиями, содержащимися в нор­
мативных правовых актах, требования, предусмотренные локальными нор­
мативными актами, образуют обязательные требования к ведению дело­
производства и (или) архивного дела организации (далее - обязательные
требования). Отдельные, в том числе временные обязательные требования
к ведению корпоративного делопроизводства и (или) архивного дела могут
устанавливаться актами (приказами, распоряжениями и др.) по вопросам
управления текущей деятельностью организации, надлежаще изданными
коллегиальным или единоличным органом управления (в общем случае руководителем (иным уполномоченным лицом)) соответствующей органи1 О порядке принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, см.
например, ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — TK РФ).

5

зации1 - например, требования к осуществлению хранения документов в ор­
ганизации2 и т. д.
* * *

Универсального законодательного нормативного правового акта, регули­
рующего отношения и в сфере делопроизводства, и в сфере архивного дела,
в Российской Федерации нет, в связи с чем до настоящего времени для ука­
занной цели применяется — в части, не противоречащей законодательству
Российской Федерации (например, законодательству об архивном деле, под­
робнее см. ниже) - Государственная система документационного обеспече­
ния управления3.
В ГСДОУ, наряду с основными положениями, закреплены наиболее общие
требования к документированию управленческой информации, организации
работы с документами (в том числе к автоматизации такой работы), а также
к службе документационного обеспечения управления (службе или иному под­
разделению делопроизводства) организации4. Последнее, кстати, позволяет от­
нести к деятельности, образующей делопроизводство, и деятельность по управ­
лению персоналом, ответственным за делопроизводство организации5.

* ★ ★
Техническое регулирование процессов управления документами организа­
ций осуществляется на основе Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 154891-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Управление документами. Общие требования»6. Помимо общих положе­
ний, в названном стандарте содержатся требования к:
— корпоративной политике и корпоративной ответственности в сфере
управления документами;
— принципам разработки программ управления документами и характери­
стикам документов;
- проектированию и внедрению документной системы (в том числе к ха­
рактеристикам таких систем и методологии их проектирования (внедрения));
— процессам управления документами и контроля за этими процессами
при обращении (хранении) документов, их документированию;
— мониторингу и аудиту в сфере управления документами;
— обучению (персонала, ответственного за делопроизводство (управление
документами) организации).
1 См. в этой связи, например, ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ (в ред.,
действующей с 1 октября 2018 г.), далее - Закон № 208.
2 Там же, ст. 89.
3 Введена в действие приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33, далее - ГСДОУ.
4 В контексте данной публикации термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ)
применяется в смысле, тождественном смыслу термина «делопроизводство». См. в этой связи также
ГОСТ Р 7.0.8-2013.
5 Основы организационного регулирования деятельности в сфере делопроизводства и архивно­
го дела рассматриваются в следующей главе этой книги. (Прим, авт.)
6 Утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от
12 марта 2007 г. № 28-ст. Подлежит применению с 1 июля 2007 г. Далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

6

Техническое регулирование процессов оформления документов организа­
ций осуществляется на основе Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 7.0.972016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформ­
лению документов»1. Помимо общих положений (общих требований к оформ­
лению документов), в названном стандарте содержатся требования к составу
и расположению реквизитов документа, а также к бланкам документов.
Отметим также, что посредством положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
и ГОСТ Р ИСО 7.0.97-2016 предполагается обеспечить в том числе реализацию
норм, содержащихся в ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и защите информации» (в ред.,
действующей с 31 июля 2018 г., далее - Закон № 149), а также в соответствующих
положениях Закона № 125 (см. ниже).

★ * *
Правовое регулирование в сфере архивного дела осуществляется в соответ­
ствии с законодательством об архивном деле, в котором роль системообразую­
щего нормативного правового акта выполняет Закон № 125. Наряду с общими
нормативными положениями в названном законе содержатся нормы о:
- Архивном Фонде Российской Федерации;
- управлении архивным делом в Российской Федерации;
- хранении и учете архивных документов;
— комплектовании архивов архивными документами;
— доступе к архивным документам, их использовании;
- ответственности за нарушение федерального законодательства об архив­
ном деле;
— международном сотрудничестве в сфере архивного дела.
Законом определены обязанности организаций по обеспечению сохран­
ности архивных документов, комплектованию архивов архивными докумен­
тами, порядок исчисления сроков хранения архивных документов, сроки вре­
менного хранения документов, относящихся к Архивному Фонду Российской
Федерации, до их передачи на постоянное хранение, а также сроки хранения
документов по личному составу (кадрам, персоналу).

Глава 3
Основы организационного регулирования
деятельности в сфере делопроизводства
и архивного дела
Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функ­
ции по выработке и реализации государственной политики, нормативно­
правовому регулированию (см. выше) в сфере архивного дела и делопро1 Утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст (в ред. от 14 мая 2018 г.). Подлежит применению с 1 июля 2018 г. вместо
ГОСТ Р6.30-2003. Далее - ГОСТ Р ИСО 7.0.97-2016.

7

изводства, является Федеральное архивное агентство (Росархив), которое,
кроме того, осуществляет контроль в сфере архивного дела и делопроиз­
водства, оказывает государственные услуги и управляет федеральным иму­
ществом в названной сфере деятельности1. К полномочиям Росархива от­
носится, в частности, внесение проектов нормативных правовых актов
по вопросам архивного дела и делопроизводства, разработка и утверждение
правил организации хранения, комплектования, учета и использования ар­
хивных документов в организациях, перечней типовых архивных документов
(с указанием сроков их хранения), образующихся в деятельности организа­
ций (в том числе кредитных организаций (по согласованию с Центральным
Банком России)), а также примерных положений об архиве и экспертной ко­
миссии организации.
Росархив уполномочен издавать нормативные правовые акты по архивному
делу и делопроизводству. Росархив также вправе давать организациям разъясне­
ния по насущным вопросам ведения архивного дела и делопроизводства.
* * *

Организационное регулирование деятельности в сфере делопроизводства
и архивного дела в организации осуществляется посредством создания кор­
поративной системы делопроизводства и архивного дела, условий, обеспечи­
вающих ее эффективное функционирование, их последующей оптимизации.
Корпоративная система делопроизводства и архивного дела, как и любая си­
стема управления, включает управляющий и управляемый органы, а также ка­
налы для обмена информацией, обеспечивающей управление и реализацию
управленческих функций: сохранение структуры, отвечающей цели и задачам
функционирования системы; поддержание требуемого (регламентирован­
ного) режима функционирования; выполнение задач и, на этой основе, дости­
жение цели функционирования системы, а также целей управления и целей
в определенной сфере деятельности2.
Создаваемая организацией корпоративная система делопроизводства и ар­
хивного дела должна соответствовать действующим в данной организации обя­
зательным требованиям к осуществлению рассматриваемых видов деятельно­
сти (см. выше). При этом наиболее общие требования могут устанавливаться
нормативными (в том числе локальными нормативными) актами, регламен­
тирующими управление деятельностью организации в целом — к примеру, ре­
гламентом, положением и т. п. Конкретизация требований — исходя из целей
деятельности организации, в том числе в сфере делопроизводства и архивного
дела, и с учетом фактических условий осуществления организацией своей де­
ятельности, достигается посредством установления локальных норм, их по­
следующего закрепления в соответствующих локальных нормативных актах:
корпоративном стандарте, инструкции (по делопроизводству, по организации
1 См. Положение, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.
№293.
2 Подробнее о понятиях «система», «управление» и «система управления» см., например, Боль­
шую Российскую энциклопедию. М.: Российская энциклопедия, 2011.

8

обращения с архивными документами и т. п.), правилах разработки докумен­
тов, должностных (рабочих) инструкциях персонала, привлекаемого к веде­
нию делопроизводства (архивного дела), и т. д.
В свою очередь, возможности создаваемой системы должны соответство­
вать текущим потребностям организации в документированной информации
(см. выше).
В общем случае корпоративная система делопроизводства и архивного
дела включает подразделение, ответственное за делопроизводство и архивное
дело1, подчиненное, как правило, руководителю организации2.
Напомним, к компетенции руководителя организации относятся как осу­
ществление руководства (управления) повседневной деятельностью органи­
зации3, так и осуществление всестороннего обеспечения такой деятельности,
включая документационное обеспечение управления, хранение документов
организации4. Соответствующие полномочия (права и обязанности) руково­
дителя организации конкретизируются в договоре (трудовом договоре, кон­
тракте) и охватывают:
1) организацию ведения корпоративного делопроизводства и архивного
дела, совершенствование условий для их надлежащего ведения;
2) установление в организации единого порядка (правил) управления до­
кументами и документирования;
3) осуществление действенного контроля за состоянием делопроизводства
и архивного дела организации;
4) принятие мер по предупреждению несанкционированного доступа
или (и) утраты документов, в особенности документов, подлежащих ар­
хивному хранению, документов, содержащих сведения ограниченного до­
ступа, и др.
Кроме того, руководитель организации должен обеспечивать надле­
жащую передачу на постоянное хранение документов, подлежащих вклю­
чению в состав Архивного фонда Российской Федерации (подробнее см.
ниже), реализовывать иные полномочия в сфере делопроизводства и ар­
хивного дела. При этом он вправе делегировать соответствующие полномо­
чия (полностью или частично) своим подчиненным, включая полномочия
по руководству деятельностью подразделения, ответственного за делопро­
изводство и архивное дело.
В тех случаях, когда создание в организации подразделения, ответствен­
ного за делопроизводство и архивное дело, представляется нецелесообразным,
такая ответственность может быть возложена на одного из работников орга­
низации (наделяемого для этого соответствующими полномочиями). В отсут1 Например, службу документационного обеспечения управления, см. выше.
2 Мотивированным решением руководителя организации в корпоративную систему делопроиз­
водства и архивного дела могут, кроме того, включаться ответственные за делопроизводство и архив­
ное дело подразделений организации, консультативные (экспертные, контрольные и т. п.) органы
(в том числе временные) и др.
3 См. в этой связи, например, ст. 69 Закона № 208.
4 Там же, ст. 89.

9

ствие подразделения (должностного лица), ответственного за делопроизвод­
ство и архивное дело, руководитель организации вправе:
— исполнять соответствующие полномочия лично;
— возложить исполнение соответствующих полномочий на одного из своих
заместителей (помощников) или иного работника организации, в том числе
по совместительству либо посредством совмещения должностей1;
— возложить исполнение соответствующих полномочий на специализиро­
ванную организацию либо специалиста, в установленном порядке оказываю­
щие услуги по делопроизводству или (и) архивному делу, заключив для этого
соответствующий гражданско-правовой договор.
* * *

Деятельность подразделения, ответственного за делопроизводство и ар­
хивное дело, регламентируется положением о подразделении (приложение 1).
Комплектование подразделения осуществляется посредством назначения (пе­
ревода) на должности, предусмотренные штатным расписанием организации,
работников, обладающих требуемой квалификацией (приложение 2), с изда­
нием об этом соответствующих приказов (распоряжений).
Уточним, что назначению на должность вновь принятого в организацию
работника предшествует заключение с ним трудового договора2. Переводу
на должность (и изданию приказа (распоряжения) о переводе на эту долж­
ность (о переводе на другую работу)) в установленных случаях может предше­
ствовать аттестация работника или (и) независимая оценка его фактической
квалификации, по результатам которых принимается решение о возможности
заключения с работником дополнительного соглашения к трудовому договору.
Основные обязанности и права работников подразделения, ответствен­
ного за делопроизводство (работника, ответственного за делопроизвод­
ство), устанавливаются трудовым договором (дополнительным соглашением
к нему — при переводе на должность, а равно и при поручении работы по со­
вместительству либо на условиях совмещения, см. ранее). Полномочия (права
и обязанности) работников подразделения (работника), ответственного за де­
лопроизводство, основы взаимодействия с подразделениями (должностными
лицами) конкретизируются в должностных (рабочих) инструкциях, инструк­
циях по видам деятельности (видам работ), регламентах об информационном
взаимодействии (об обмене документированной информацией между подраз­
делениями организации) и др.
Нормирование труда работников, ответственных за делопроизводство,
производится в соответствии с действующими в организации нормами (нор­
мативами) времени3. Нормативные показатели применяются, кроме того, для:
— определения (последующего уточнения) штатной численности подраз­
деления, ответственного за делопроизводство;
1 Статьи 60.1 и 60.2 ТК РФ.
2 Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается на основании трудового договора.
3 См. в этой связи, например, нормы времени, утвержденные постановлением Минтруда Рос­
сии от 26 марта 2002 г. № 2 3.

10

— расчета трудозатрат на подготовку управленческих документов (проек­
тов документов) подразделениями и должностными лицами, допущенными
к работе с документами;
— установления (проверки обоснованности установления) сроков испол­
нения документов (см. далее).

Глава 4
Управление документами
4.1. Номенклатура дел
Эффективное управление документами невозможно без установления органи­
зацией (с самого первого дня осуществления ее деятельности) единых требований
к системному учету документов - как создаваемых самой организацией, так и по­
ступающих в организацию извне (например, от других организаций). Для этого
в первую очередь необходимо завести номенклатуру дел — систематизированный
перечень заголовков дел организации, с указанием сроков их хранения1. Посред­
ством номенклатуры дел решаются следующие задачи делопроизводства:
— распределение документов в дела (преимущественно, в соответствии
с функциональным назначением документа, его видовой спецификой);
— обеспечение безошибочного и возможно более быстрого поиска доку­
ментов;
- учет дел.
Кроме того, номенклатура дел необходима для надлежащей подготовки до­
кументов к переводу на архивное хранение (подробнее см. ниже).
Проект номенклатуры дел организации (или сводная номенклатура дел
(приложение 3)) разрабатывается на основе номенклатур дел подразделений
(иных обособленных участков деятельности, в процессе которой обращаются
документы). Утвержденная руководителем организации сводная номенкла­
тура дел вводится в действие (в том числе в качестве временной) с началом
функционирования организации, а в дальнейшем — с 1 января очередного ка­
лендарного года (как правило, после уточнения)2.

4.2. Документооборот
Единые требования устанавливаются и в отношении документооборота
организации. Документооборот представляет собой системное перемещение
документов внутри организации с момента их получения (создания) до мо­
мента отправки (исполнения) документа либо помещения документа в дело
(см. выше)3. Документооборот организации образуют:
— входящие документы — документы, поступающие в организацию извне;
1 ГСДОУ.
2 О формах номенклатуры дел см. приложения № 25 и 26 к Правилам, утвержденным приказом
Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, далее - Правила № 526. О порядке применения
Правил № 526 см. соответствующие Методические рекомендации Росархива. М.: Росархив, 2018.
3 ГСДОУ.

11

— внутренние документы - документы, создаваемые организацией
(в инициативном порядке, в том числе для удовлетворения собственных
потребностей в документированной информации, либо во исполнение тре­
бования о создании документа, в том числе вытекающего непосредственно
из содержания входящего документа, либо предусмотренного соответству­
ющей нормой);
— исходящие документы — документы, отправляемые из организации.
Требования к корпоративному документообороту закрепляются в ин­
струкции по делопроизводству либо в соответствующих правилах1, а особен­
ности обращения с входящими, внутренними и исходящими документами —
в инструкциях по видам работ или (и) технологии работ, и т. п.
4.2.1. Входящие документы

Документы, поступающие в организацию, подлежат приему, предвари­
тельному рассмотрению, регистрации (за исключением нерегистрируемых)
и передаче на исполнение. Документы, не требующие исполнения по итогам
предварительного рассмотрения, передаются на доклад руководителю орга­
низации или иному лицу, уполномоченному определить порядок дальнейшей
работы с соответствующим документом.
Исполненные документы помещаются в дела (см. выше). Документы,
не требующие исполнения, но подлежащие хранению в течение установлен­
ных сроков, также помещаются в дела. Документы, подлежащие возврату,
отправляются (см. ниже) по назначению, в необходимых случаях — с остав­
лением в деле организации копии документа. Документы, не подлежащие ис­
полнению и хранению, уничтожаются в действующем в организации порядке.
4.2.2. Внутренние документы

Документы, создаваемые внутри организации, подлежат регистрации и ти­
ражированию (в необходимом количестве экземпляров). Проекты докумен­
тов, подлежащих утверждению, регистрируются после утверждения.
Документы, не предназначенные для отправки из организации (их ори­
гиналы или первые экземпляры, см. выше), помещаются в дела. Документы,
предназначенные для подразделений (должностных лиц) (второй и последую­
щие экземпляры), передаются по назначению.
4.2.3. Исходящие документы

Документы, отправляемые из организации, также подлежат регистрации
и тиражированию. Оригинал документа помещается в дело.
Экземпляры документа, предназначенные для отправки, группируются
(сортируются, предварительно распределяются) по получателям, каналам
передачи (обыкновенная или электронная почта, телеграф, телефакс и др.),
категориям отправлений (простое, заказное и др.). Документы на бумаж­
ном носителе упаковываются в конверты. Запечатанные конверты с ука­
занием адресов получателей (адресатов) и со знаками почтовой оплаты
(требуемого номинала) передаются в соответствующее отделение Почты
России (кроме отправлений, доставка которых производится иным спо­
собом). Иные документы на бумажном носителе передаются посыльным
1 См. в этой связи, например, Правила, утвержденные решением Коллегии Евразийской эконо­
мической комиссии от 5 мая 2015 г. № 46, далее - Правила № 46.

12

(курьерам), на телеграф (пункты телеграфной связи в составе отделений
Почты России) и др.
Документы на электронном носителе (в общем случае - электронные со­
общения) передаются непосредственно получателям (по соответствующему
адресу электронной почты). Телефонограммы, факсограммы также переда­
ются непосредственно получателям (по соответствующему номеру телефон­
ной связи).

4.3. Текущее (оперативное) хранение документов
Документы, помещенные в дела, состоят на текущем (оперативном) хра­
нении организации — по месту формирования документов в дела (в соответ­
ствующих подразделениях организации) - как правило, в течение года. Этот
срок может быть увеличен до трех лет с учетом фактической потребности в по­
вседневном использовании документов (дел), если при этом обеспечиваются
надлежащие условия хранения.
Текущее (оперативное) хранение документов организации осуществляется
в оборудованных для этой цели местах (хранилищах). Дела с документами раз­
мещаются в средствах хранения (шкафах, сейфах), обеспечивающих сохран­
ность документов от утраты, несанкционированного доступа в течение уста­
новленных сроков хранения.
По окончании очередного календарного года документы, сроки текущего
хранения которых истекли, подготавливаются к передаче в архив органи­
зации — в составе дел либо посредством выделения из соответствующих дел
(если в последних имеются и документы с неоконченными сроками текущего
хранения). Документы, не подлежащие передаче на архивное хранение, под­
готавливаются к уничтожению (см. выше).

4.4. Временное хранение документов
Организация осуществляет временное хранение документов (кроме
не подлежащих такому хранению, см. выше) в течение не более 10 лет. Вре­
менное хранение документов осуществляется в архиве организации (архивном
подразделении в составе подразделения, ответственного за делопроизводство
и архивное дело) либо по месту формирования документов в дела (в хранили­
щах подразделений) с соблюдением требований, изложенных выше.
Документы с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно)
подлежат уничтожению. Документы, срок хранения которых составляет
более 10 лет, а также документы по личному составу (кадрам, персоналу)
и документы, подлежащие постоянному хранению (документы, относящиеся
к Архивному Фонду Российской Федерации, см. выше), подлежат хранению
в архиве организации (приложение 4) до, соответственно, истечения сроков
хранения (превышающих 10 лет, см. выше) или передачи на хранение в госу­
дарственный (муниципальный) архив.
Передаче документов в архив организации предшествует проведение экс­
пертной комиссией организации (приложение 5) экспертизы ценности доку­
ментов в составе передаваемых дел. Результаты экспертизы отражаются в описях дел по личному составу, дел временного и постоянного сроков хранения
13

(по подразделениям организации, на основе которых формируются сводные
описи дел (их годовые разделы)).

4.5. Передача документов на постоянное хранение
На постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив,
по отношению к которому соответствующая организация является источни­
ком комплектования, передаются документы (дела), временные сроки хране­
ния которых (в организации, см. выше) истекли. Продление сроков хранения
документов (дел) (приложение 6) в архиве организации допускается по пись­
менному разрешению государственного (муниципального) архива.
Передача документов (дел) на хранение ранее истечения установлен­
ных временных сроков хранения допускается на основании договора с соот­
ветствующим государственным (муниципальным) архивом (то же касается
и передачи документов (дел) по истечении установленных сроков временного
хранения в архив, по отношению к которому организация не является источ­
ником комплектования). Передача документов (дел) производится по ранее
утвержденным описям (см. выше), а уничтожение документов, не подлежа­
щих хранению (см. выше), - по соответствующим актам.

Глава 5
Документирование
Документирование, или создание документов, осуществляется в соответ­
ствии с действующими в организации требованиями. Эти требования распро­
страняются не только на оформление документов, но также на их содержание,
структуру и стиль изложения.

5.1. Содержание документа
Под содержанием документа следует понимать всю включенную в документ
информацию. Основу содержания образует текст документа - выраженная
средствами служебно-делового языка (стилевой разновидности письменного
языка, см. ниже) сущность зафиксированного в документе управленческого
решения и вытекающих из него действий.
Допускается выделение части текста в приложение (приложения) к доку­
менту (невыделенная часть текста в этом случае рассматривается в качестве
основного текста). Обязательность включения в содержание документа иных
сведений определяется в соответствии с составом реквизитов (см. ниже) соот­
ветствующего вида документа.
В целях повышения качества создаваемых документов, сокращения сро­
ков их создания организациями практикуются разработка и применение уни­
фицированных текстов документов (соответствующих рекомендаций, руко­
водств (наставлений) по ведению корпоративной переписки и т. п.)1.
1 См. в этой связи, например, Методические рекомендации «Унификация текстов управленче­
ских документов». М.: ВНИИДАД, 1998.

14

5.2. Структура документа
Под структурой документа следует понимать последовательность логиче­
ски взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством
излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности организации.
В общем случае в содержании документа выделяют мотивировочную (кон­
статирующую) и резолютивную части. Структурированное представление
содержания - одно из условий, обеспечивающих возможно более быстрое
прочтение, усвоение и запоминание содержащейся в документе информации,
ее правильную интерпретацию, обоснованное разделение интерпретируемой
информации на главную и второстепенную и, как следствие, выработку опти­
мального управленческого решения.
Структурирование предполагает обоснованное разделение документа
(его содержания) на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвя­
занные фрагменты - части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пун­
кты и, если необходимо, подпункты. Части, главы и разделы имеют названия
и нумерацию, заголовки остальных структурных элементов - как правило,
только нумерацию. Простейшие структурные элементы могут делиться на аб­
зацы (из двух и более предложений).

5.3. Стиль изложения документа
Под стилем изложения документа следует понимать разновидность способа
письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики,
грамматики, фонетики, отличающих один стиль от остальных, менее примени­
мых для целей документирования той или иной деятельности. Изложение текстов
(см. выше) документов организации производится деловым (служебным, офици­
ально-деловым, официально-служебным) стилем, который характеризуется:
- сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно
на экономном использовании языковых средств письменной речи;
— активным применением речевых клише;
- широким использованием общепринятой1 терминологии и номенкла­
турных наименований;
- сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов
и аббревиатур;
— распространенным употреблением отглагольных существительных, оты­
менных предлогов, а также сложных союзов;
— внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных
для организации связи между частями сложных предложений;
— повествовательным способом изложения, основанным на использова­
нии номинативных предложений с перечислениями;
— преобладанием предложений с прямым порядком слов;
- подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении
одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминае­
мым в тексте документа);
1 С учетом содержания деятельности организации.

15

— отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании
с общей слабой индивидуализацией стиля автора текста документа1.

5.4. Оформление документа
Под оформлением документа следует понимать выполненное в соответ­
ствии с установленными правилами расположение и заполнение на бумажном
(электронном) носителе совокупности реквизитов. Реквизит — обязательный
элемент оформления документа, включающий постоянную и переменную ин­
формацию и обеспечивающий возможность надлежащего исполнения доку­
мента, его автоматизированной обработки, а также юридическую значимость
или (и) юридическую силу документа.
Состав реквизитов управленческих документов, требования к их располо­
жению изложены в ГОСТ Р ИСО 7.0.97-2016 (см. выше). Для придания еди­
нообразия оформлению видов документов, применяемых в деятельности ор­
ганизации, последней могут разрабатываться и применяться корпоративные
стандарты (правила) оформления2, а также табели форм документов и аль­
бомы форм документов. Требования к оформлению документов (и в целом
к корпоративному документированию) могут устанавливаться и действующей
в организации инструкцией по делопроизводству (одним из ее разделов, при­
ложение 7).

Глава 6
Особые вопросы ведения делопроизводства
6.1. Обеспечение сохранности коммерческой тайны
Ведение делопроизводства, предполагающее обращение документирован­
ной информации, содержащей сведения, в установленном порядке отнесен­
ные к охраняемой законом тайне (государственной, коммерческой или иной),
осуществляется в соответствии с действующим законодательством. Так, в со­
ответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ (в ред., дей­
ствующей с 1 января 2018 г., далее — Закон № 98) к сведениям, составляющим
коммерческую тайну организации, могут быть в установленном порядке от­
несены (посредством введения организацией режима коммерческой тайны)
сведения любого характера (производственные, технические, экономические,
организационные и др.), в том числе о результатах интеллектуальной деятель­
ности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осущест­
вления профессиональной деятельности, имеющих действительную (потен­
циальную) коммерческую ценность в силу неизвестности их третьимлицам,
к которым у последних нет свободного доступа на законном основании.
Сведения, которые не могут быть отнесены организацией к числу со­
ставляющих коммерческую тайну, перечислены в ст. 5 Закона № 98. В целях
1 Методические рекомендации «Унификация текстов управленческих документов». М.: ВНИИДАД, 1998.
2 В том числе в составе правил документооборота, см. в этой связи, например, Правила № 46.

16

обеспечения сохранности сведений, в установленном порядке отнесенных
к коммерческой тайне, в том числе содержащейся в документированной ин­
формации, применяемой в деятельности организации, последняя реализует
меры, перечисленные в ст. 10 и 11 Закона № 98, иных федеральных законах1,
в том числе предусматривающие ведение конфиденциального делопроизвод­
ства (с формированием для этого соответствующей подсистемы в составе кор­
поративной системы делопроизводства и архивного дела, см. выше).

6.2. Обеспечение сохранности персональных данных
Ведение делопроизводства, предполагающее обращение документирован­
ной информации, содержащей персональные данные (работников организа­
ции, соискателей вакансий, открытых организацией, клиентов организации
и т. п.), осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Напомним, что в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г.
№ 152-ФЗ (в ред., действующей с 1 января 2018 г., далее - Закон № 152) пер­
сональными данными считается любая, в том числе и документированная ин­
формация, относящаяся к прямо (косвенно) определенному (определяемому)
физическому лицу (субъекту персональных данных).
Обращение в организации документированной информации, содер­
жащей персональные данные, допускается с соблюдением общих условий,
перечисленных в ст. 6 Закона № 152. Обязанности организации — оператора
персональных данных содержатся в главе 4 Закона № 152. В организации
назначаются лица, ответственные за организацию обработки персональных
данных (там же, статья 22.1), обращение с документированной информа­
цией, содержащей персональные данные. Обработка персональных данных
работников организации осуществляется с соблюдением ст. 86—89 ТК РФ,
как правило, в подсистеме делопроизводства по личному составу (кадрам,
персоналу) в составе корпоративной системы делопроизводства и архивного
дела (см. выше).

6.3. Применение электронной подписи
Ведение делопроизводства, предполагающее обращение документирован­
ной информации (документов на электронных носителях, см. выше) с приме­
нением электронной подписи, осуществляется в соответствии с действующим
законодательством. Отношения в области применения электронных подписей
при совершении организациями юридически значимых действий (посред­
ством документов на электронных носителях, далее — электронные документы
организации), регулируются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63ФЗ (в ред., действующей с 1 января 2018 г., далее — Закон № 63). Основное
назначение электронной подписи - обеспечение надлежащей идентифика­
ции лица (к примеру, работника организации), создавшего (подписавшего)
соответствующий электронный документ. Тождественность электронных до­
кументов организации документам на бумажном носителе признается в соот­
ветствии с условиями, перечисленными в ст. 6 Закона № 63.
1 См. в этой связи, например, ст. 57, 81, 243 ТК РФ.

17

Обращение электронных документов организации осуществляется в рам­
ках корпоративной информационной системы (далее - корпоративная си­
стема электронного документооборота (корпоративная СЭД)), представля­
ющей собой технологически обособленную составляющую корпоративной
системы делопроизводства и архивного дела. Отправление за пределы органи­
зации электронных документов осуществляется посредством взаимодействия
корпоративной СЭД с аналогичными системами организаций — получателей
электронных документов1.

Заключение
Виновные в нарушении обязательных требований в сфере делопроизвод­
ства и архивного дела несут ответственность в порядке и по основаниям, пред­
усмотренным законодательством. Так, уголовная ответственность предусмо­
трена за:
- противозаконный отказ работнику организации, а равно и иному лицу
в предоставлении информации (ст. 140 Уголовного кодекса, далее - УК РФ);
— фальсификацию финансовых документов учета и отчетности
(ст. 172.1 УК РФ);
— незаконное получение или (и) разглашение сведений, составляющих
коммерческую или иную тайну организации (ст. 183 УК РФ);
- неправомерный доступ к компьютерной информации (в том числе со­
держащейся в электронных документах) (ст. 272 УК РФ);
— нарушение правил (в том числе действующих в организации) эксплуата­
ции средств обращения компьютерной информации (ст. 274 УК РФ);
- служебный подлог (внесение в документы недостоверных сведений,
ст. 292 УК РФ);
— похищение, а равно и уничтожение, повреждение или сокрытие доку­
ментов (ст. 325 УК РФ).
Кроме того, уголовная ответственность, установленная ст. 219 УК РФ,
предусмотрена и за нарушение требований пожарной безопасности, содержа­
щихся в специальных правилах обеспечения пожарной безопасности архивов
(документов, подлежащих архивному хранению)2.
Административная ответственность предусмотрена за:
- нарушение законодательства в области персональных данных (ст. 13.11
Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, да­
лее - КоАП РФ);
- разглашение информации ограниченного доступа (ст, 13.14 КоАП РФ);
— нарушение правил хранения, комплектования, учета Или использования
архивных документов (ст. 13.20 КоАП РФ);
— нарушение требований законодательства о хранении документов и ин­
формации, содержащейся в информационных системах (ст. 13.25 КоАП РФ).
1 См. в этой связи также, например, ст. 312.1, 312.2 и 312.5 ТК РФ.
2 См. в этой связи, например, Специальные правила пожарной безопасности государственных
и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Минкультуры от 12 ян­
варя 2009 г. № 3.

18

Порядок и основания привлечения к дисциплинарной ответственности
виновных в совершении нарушений, квалифицируемых в качестве дисци­
плинарных проступков, определены в ст. 192-193 ТК РФ. При этом за со­
вершение отдельных дисциплинарных проступков работодателем может быть
применено дисциплинарное взыскание в форме увольнения - например, в от­
ношении работника, разгласившего охраняемую законом тайну организации,
а равно и персональные данные, ставшие ему известными в связи с исполне­
нием трудовых обязанностей (см. в этой связи подп. «в» части первой ст. 81
ТК РФ).
Материальную ответственность в соответствии с положениями главы 39
ТК РФ несут материально ответственные лица организации, включая лиц, от­
ветственных за сохранность документов1.

1 О судебной практике по привлечению к ответственности названных лиц см., например, Обзор,
утвержденный Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 5 декабря 2018 г.

ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1

Примерное положение
о службе документационного обеспечения управления
(соответствует приложению 12 к ГСДОУ (с извлечениями))
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления — деятельность, охваты­
вающая организацию документирования и управления документацией в про­
цессе реализации функций учреждения, организации и предприятия (далее организация).
1.2. Документационное обеспечение управления в организациях осущест­
вляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного
структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю
организации.
1.3. Наименование и структура службы устанавливаются в соответствии
с принадлежностью их к определенной группе организаций.
1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организа­
ций, типовых структур создаются следующие службы документационного
обеспечения:
в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав управления
делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат мини­
стра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протоколь­
ное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия
(бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция,
машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.),
отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и вне­
дрения технических средств, центральный архив;
в организациях — отдел документационного обеспечения управления
или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения
по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами
и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат,
экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения
управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет
секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
20

1.5. Нормирование труда работников службы, установление заданий,
оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ
производится в соответствии с установленными нормами времени.
1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ре­
гламентируются государственными и отраслевыми стандартами.
1.7. Для определения количества работников службы применяются отраслевые
нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых
нормативов численности служащих, занятых в экономических и администра­
тивно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные
нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
1.8. Работа службы регламентируется Положением, которое разрабатыва­
ется на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников
службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют
рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку ра­
ботников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации ис­
полнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой на основании
Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры долж­
ностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем
организации или его заместителем. При изменении функций и задач работни­
ков службы должностные инструкции пересматриваются. Наименование долж­
ностей работников службы устанавливается в соответствии с классификатором
профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.


1.9. Служба в своей деятельности руководствуется законодательными
и иными нормативно-правовым и актами органов государственной власти
и управления, распорядительными документами вышестоящих органов управ­
ления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методиче­
скими рекомендациями и другими действующими нормативами по вопросам
документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.
1.10. Руководство службы должно замещаться специалистами с высшим
или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.11. Служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы
2.1. Основной целью службы является организация, руководство, коор­
динация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению
управления. Исходя из целей, служба решает следующие задачи:
2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации ра­
боты с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполне­
ния и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответ­
ствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и до­
кументов;
2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических докумен­
тов по совершенствованию документационного обеспечения в организации
21

и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную
систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управ­
ления на базе применения вычислительной и организационной техники, на­
правленных на реализацию деятельности организации.

3. Функции службы
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба осуществляет следу­
ющие функции:
3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных
форм документов организации, внесение в них изменений;
3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов
и учетно-справочной работы по документам;
3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу
руководству поступающих документов, осуществление контроля за правиль­
ностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения,
оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение све­
дений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое инфор­
мирование руководства по этим вопросам;
3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и опера­
тивного размножения документов; разработка и проектирование бланков до­
кументов;
3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения
дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных под­
разделениях;
3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразде­
лениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов
работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и форми­
рования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче
в архив;
3.1.11. организация работы архива;
3.1.12. повышение квалификации работников службы и архивов, проведе­
ние совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетен­
ции службы;
3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы.

4. Права и ответственность службы
4.1. Служба имеет право:
4.1.1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточ­
ной информации в организации и подведомственной системе (для организа­
ций, имеющих подведомственную систему);
4.1.2. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделе­
ний выполнения установленных правил работы с документами в организации;
22

4.1.3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения,
необходимые для работы службы;
4.1.4. проводить проверку организации документационного обеспече­
ния управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок
до руководителей структурных подразделений для принятия соответствую­
щих мер;
4.1.5. привлекать в установленном порядке специалистов структурных
подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
4.1.6. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные
с нарушением установленных требований;
4.1.7. совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения
управления, подлежащие автоматизации;
4.1.8. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
4.1.9. разрабатывать положение о структурных подразделениях службы
и должностные инструкции работникам;
4.1.10. вносить предложения руководству организации о применении ад­
министративных мер во всех случаях нарушения подразделениями и долж­
ностными лицами установленных правил работы с документами;
4.1.11. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, ка­
сающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм
и методов работы с ними;
4.1.12. вносить на рассмотрение руководства представления о назначении,
перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении
на них взысканий.
4.2. Служба несет ответственность за:
4.2.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в орга­
низации;
4.2.2. выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необ­
ходимых условий труда работников службы.

5. Взаимоотношения службы с другими структурными подразделениями
Служба взаимодействует:
5.1. со структурными подразделениями организации - по вопросам доку­
ментационного обеспечения управления;
5.2. с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с под­
готовкой документов;
5.3. со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими
научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расста­
новки кадров службы и повышения их квалификации в условиях широкого
использования вычислительной и организационной техники, разработки
и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совер­
шенствования стиля и методов работы с документами;
5.4. со службами материально-технического снабжения и хозяйственного
обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вы­
числительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежно­
стями; бытового обслуживания работников службы;
23

5.5. с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения но­
вых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной
обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.

* * *
Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы
ДОУ
Должностная инструкция работника службы состоит из следующих разде­
лов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоот­
ношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.
В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работ­
ника, например:
основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и от­
правка исходящих документов;
порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается
от должности данный работник;
профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж
работы и др.);
основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться
работник в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или уча­
сток работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых
складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация до­
кументов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение кар­
тотеки, выдача справок по телефону и т. д.
В разделе «Обязанности работника» указываются особенности:
связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей
информации;
предполагающие обязательное использование определенных форм
и методов работы (например, периодический контроль за формированием
дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);
требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
порядок исполнения поручений;
этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе «Права работника» определяются права работника для реализа­
ции порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники,
от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее струк­
туру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных докумен­
тов, с кем они согласовываются и т. д.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оце­
нить степень выполнения работником своих функций и обязанностей исполь­
зования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и сво­
евременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь
выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.

Приложение 2

Квалификационные характеристики должностей
работников службы ДОУ (делопроизводства)
(извлечение из Квалификационного справочника, утвержденного постановлением
Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред^ действующей с 27 марта 2018 г.)

Заведующий канцелярией
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает
своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции,
ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения
документов и их правильным оформлением. Организует работу по реги­
страции, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные под­
разделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов
и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии,
в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры
по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми ин­
структивными и справочными материалами, а также инвентарем, обору­
дованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства
в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением
и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении
сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение
служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством
совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление коман­
дировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в коман­
дировку. Руководит работниками канцелярии.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководя­
щие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организа­
ции делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организа­
цию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления но­
менклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установ­
ленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации
контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические сред­
ства управленческого труда; основы экономики, организации производства,
труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового
распорядка; правила и нормы охраны труда.
25

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование
без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональ­
ное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Документовед
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические про­
цессы работы с документами и документной информацией на основе использо­
вания организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения,
оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании,
организации и совершенствовании деятельности службы документационного
обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизвод­
ства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий
труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного
обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы докумен­
тации и табели документов различного назначения и уровня управления, клас­
сификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения
документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и инфор­
мационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хра­
нение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает
участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании
(в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных
систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных
технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычис­
лительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации
баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубеж­
ный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает
нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспе­
чения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квали­
фикации кадров службы документационного обеспечения управления.
Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постанов­
ления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные доку­
менты вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения
управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы
на базе организационной и вычислительной техники служб документацион­
ного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирова­
ния и развития документационных систем; порядок оформления, классифи­
кации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного
дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплу­
атации автоматизированных информационных систем управления; основы
программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков дан­
ных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного
обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управле­
ния; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
26

Требования к квалификации.
Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж
работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж
работы в должности документоведа не менее 3 лет.
Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления
требований к стажу работы.

Инспектор по контролю за исполнением поручений
Должностные обязанности. Осуществляет контроль за своевременным ис­
полнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия.
Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов
и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых
они издаются. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета при­
казов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих кон­
троля за их исполнением. Ведет оперативный учет прохождения документов.
Определяет причины несвоевременного выполнения поручений. Информирует
руководителя предприятия о состоянии их исполнения. Принимает участие
в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на пред­
приятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, методические
и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии;
формы и методы контроля исполнения документов; структуру предприятия
и его подразделений; стандарты унифицированной системы делопроизводства,
организационно-распорядительную документацию; основы трудового законо­
дательства; основы экономики, организации труда и управления; средства вы­
числительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование
без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональ­
ное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж
работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не ме­
нее 1 года.

Архивариус
Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного
дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность до­
кументов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие
на хранение от структурных подразделений документы, законченные дело­
производством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правиль­
ность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии
с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует
и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц посто­
янного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов
на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки
хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата
по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в ра27

боте по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления,
соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения
их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты
в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами ар­
хивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведе­
ний, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления
отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию
в работе современных технических средств.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, дру­
гие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на пред­
приятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и поль­
зование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок
составления описаний документов постоянного и временного хранения и ак­
тов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки
к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетно­
сти; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуата­
ции технических средств; основы трудового законодательства; правила вну­
треннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование
без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее об­
разование и специальная подготовка по установленной программе без предъ­
явления требований к стажу работы.

Делопроизводитель
Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию,
направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией
руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет
регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета
прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их ис­
полнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным доку­
ментам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет
получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит
документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата
по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает
и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные дело­
производством, регистрационную картотеку или компьютерные банки дан­
ных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает
сохранность проходящей служебной документации.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции,
другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства
на предприятии; основные положения Единой государственной системы де­
лопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты уни­
фицированной системы организационно-распорядительной документации;
порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники;
28

основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование
без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее об­
разование и специальная подготовка по установленной программе без предъ­
явления требований к стажу работы.

Машинистка
Должностные обязанности. Выполняет машинописные работы (включая
подготовку матриц для получения копий материала) с рукописных, маши­
нописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем.
Воспроизводит на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носите­
лях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктовку.
Следит за состоянием пишущей машины, обеспечивает сохранность и пра­
вильный уход за ней.
Должен знать: машинопись; правила орфографии и пунктуации; стандарты
унифицированной системы организационно-распорядительной документа­
ции; порядок расположения материала при печатании различных документов;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила
эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; основы органи­
зации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового
распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации.
Машинистка I категории: начальное профессиональное образование
без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее об­
разование и специальная подготовка по установленной программе, печатание
со скоростью свыше 200 ударов в минуту.
Машинистка II категории: начальное профессиональное образование
без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее об­
разование и специальная подготовка по установленной программе, печатание
со скоростью до 200 ударов в минуту.

Приложение 3

Примерное содержание сводной номенклатуры дел негосударственной организации
Индекс
дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество
дел (томов,
частей)

Срок хранения
дела (тома, части)
и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Постоянно, до мино­
вания надобности*

* Относящиеся
к деятельности
предприятия

1. Организация системы управления
1.1. Распорядительная деятельность

01-101

Законодательные, нормативно-правовые акты федеральных
органов исполнительной власти

01-102

То же, органов власти субъекта РФ

Тоже*

* Тоже

01-103

То же, органов местной власти (местного самоуправления)

То же*

* Тоже

01-104

То же, органов ведомственного (отраслевого) управления

Тоже*

Тоже

01-105

Документы, образующиеся в деятельности коллегиального
органа управления предприятием

До* прекращения
деятельности

* После ЭПК

01-106

Документы, образующиеся в деятельности контрольно­
ревизионных органов предприятия

Тоже*

* Тоже

01-107

Документы, образующиеся в деятельности консультативных
органов при единоличном органе управления предприятием

Тоже*

* Тоже

01-108

Документы общих собраний трудового коллектива

Тоже*

♦Тоже

01-109

Документы собраний трудовых коллективов обособленных
структурных подразделений (филиалов, представительств)

* Тоже

*Тоже

01-110

...(Ит.д.)

-

-

1.2. Организационные основы управления

01-201

Учредительные документы предприятия

01-202

Документы о гос. регистрации предприятия

01-203

Учредительные документы структурн. подразделений

01-204

Проекты учредительных документов, материалы, относя­
щиеся к их разработке

Постоянно*

* До замены новыми

Тоже*

* Тоже

Тоже*

* Тоже

3 года с даты утверж­
дения

ЭПК

01-205

Схемы организационного взаимодействия и материалы к ним

Постоянно*

* До замены новыми

01-206

Документы по лицензированию деятельности предприятия

Тоже*

* Тоже

01-207

Штатные расписания предприятия
и изменения к ним

Постоянно

-

01-208

Проекты штатных расписаний, материалы, относящиеся
к их разработке

3 года с даты утверж­
дения

ЭПК

01-209

Должностные инструкции

Постоянно*

* До замены новыми

01-210

...(Ит.д.)

—

—

01-301

Материалы проверок состояния деятельности

01-302

Письменные обращения, поступившие в адрес предпри­
ятия, и материалы их рассмотрения

1.3. Обеспечение контроля за организационно-распорядительной деятельностью

01-303

(И т. д.)

Постоянно

5 лет

ЭПК

—

-

1.4. Правовое обеспечение организационно-распорядительной деятельности

01-401

Регистрационные документы на логотип (товарный знак,
знак обслуживания), название и фирменный стиль пред­
приятия

Постоянно

Продвижение приложения 3

2

1

3

01-402

Копии документов (выписки из документов), представ­
ляемых предприятием в судебные, правоохранительные
органы, органы арбитража и т. п.

01-403

... (И т. д.)

4

5

5 лет*

* После вынесения
решения

—

-

1.5. Документационное обеспечение организационно-распорядительной деятельности
01-501

Организационно-распорядительные, нормативно-методи­
ческие и иные документы, регламентирующие документа­
ционное обеспечение

Постоянно*

* До замены новыми

01-502

Переписка по вопросам документационного обеспечению

5 лет

эпк

-

-

Постоянно*

* До минования
надобности

01-503

(Ит. д.)
2. Планирование деятельности

2.1. Прогнозирование (перспективное) деятельности
02-101

Целевые программы, прогнозы развития отдельных
направлений деятельности

02-102

Переписка и другие материалы по разработке целевых про­
грамм

5 лет

ЭПК

02-103

Переписка и другие материалы
по изучению прогнозов

5 лет

ЭПК

02-104

... (И т.д.)

-

-

Постоянно*

* До минования
надобности

2.2. Текущее планирование деятельности
02-201

Долгосрочные планы развития (бизнес-планы)

02-202

Годовые планы по основным видам деятельности

02-203

То же, по второстепенным видам деятельности

5 лет

02-204

Проекты планов, материалы, относящиеся к их разработке

5 лет

02-205

Переписка по вопросам долгосрочного и среднесрочного
планирования

5 лет

02-206

Тоже*

* Тоже

ЭПК

-

(Ит. д.)

-

3. Финансирование, кредитование деятельности. Ценообразование, ценовая политика предприятия

3.1. Финансирование деятельности
03-101

Перспективный финансовый план

03-102

Годовые финансовые планы

03-103

Квартальные Финансовые планы

Постоянно*

* До минования
надобности

То же*

* То же

5 лет

5 лет

ЭПК

03-104

Проекты планов, материалы, относящиеся к их разработке

03-105

Лимиты и нормативы финансирования, расчеты к ним

Постоянно

03-106

Финансовые конъюнктурные обзоры

Постоянно*

03-107

Сметы доходов и расходов годовые, расчеты к ним

Постоянно

03-108

То же, квартальные

5 лет*

* В отсутствие
годовых — постоянно

03-109

Переписка по вопросам финансирования

5 лет

ЭПК

-

-

03-110

- (И т. д.)
3.2. Кредитование деятельности

03-201

Заявки на получение кредитов

1 год

* До минования
надобности

Продолжение приложения 3

1

2

4

5

03-202

Сводные ведомости по открытым кредитам

Постоянно*

* До погашения
кредита

03-203

Сведения о расходовании кредитов

Постоянно

03-204

Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах

3

5 лет

03-205

Кассовые планы годовые

5 лет

03-206

То же, квартальные

3 года

03-207

То же, месячные

03-208

Отчеты по кассовым планам

5 лет

03-209

Переписка по вопросам кредитования

5 лет

ЭПК

03-210

...(Ит.д.)

-

—

5 лет

ЭПК

-

-

* До замены новым

1 год

3.2. Ценообразование. Ценовая политика
03-301

Переписка по вопросам ценообразования

03-302

... (Ит.д.)
4. Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
04-101

Альбом унифицированных типовых форм первичной учет­
ной документации

Постоянно*

04-102

Годовые бухгалтерские балансы (отчеты) с приложениями

Постоянно

04-103

То же, квартальные

04-104

То же, месячные

5 лет*
1 год

* В отсутствие
годовых - постоянно

04-105

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы,
приложения к ним

Постоянно
Постоянно

04-106

Годовые отчеты об исполнении сметы расходов

04-107

То же, квартальные

04-108

Счета бухгалтерского учета

5 лет

04-109

План счетов

5 лет

04-110

... (Ит. д.)

5 лет*

—

* В отсутствие
годовых — постоянно

—

4.2. Статистический учет и отчетность
04-201

Отчеты о выполнении программ развития, перспективных
и годовых планов

04-202

То же, полугодовых и квартальных

04-203

Статистические отчеты годовые по всем видам деятельно­
сти, с приложениями к ним

04-204

То же, полугодовые и квартальные

Постоянно
5 лет*

♦ В отсутствие
годовых — постоянно

Постоянно

5 лет*

* В отсутствие
годовых — постоянно

04-205

То же, месячные

1 год

04-206

Оперативные статистические сводки о выполнении плано­
вых показателей

1 год

04-207

Журналы учета передаваемых статистических данных

5 лет

04-208

Книги по статистическому учету и отчетности

1 год

04-209

Переписка по вопросам статистического учета и отчетности

5 лет

ЭПК

04-210

...(Ит.д.)

-

-

•

Продолжение приложения 3

2

1

3

4

5

5. Экономические, научные, культурные связи
5.1. Организация связей
05-101

Учредительные документы международныхорганизаций,
членом которых является предприятие

Постоянно

05-102

Документы о вступлении в международные организации

Постоянно

05-103

Переписка по вопросам участия предприятия в работе
международных организаций

Постоянно

05-104

Инструкции, предписания и т. п. представителям предпри­
ятия в международных организациях

Постоянно

05-105

Материалы переговорной деятельности

Постоянно

05-106

Материалы по приемам делегаций

Постоянно

05-107

Книга учета посещений предприятия делегациями

Постоянно

05-108

... (Ит. д.)

-

-

5.2. Осуществление связей

05-201

Материалы по подготовке соглашений о сотрудничестве:
меморандумы, коммюнике, заявления (протоколы)
о намерениях, проекты соглашений и др.

Постоянно

05-202

Программы и планы развития связей

Постоянно*

* До минования
надобности

05-203

Переписка по вопросам установления и развития сотруд­
ничества

5 лет

ЭПК

05-204

Материалы по выполнению программ и планов сотрудни­
чества

Постоянно

05-205

Материалы по обмену опытом, обучению специалистов

05-206

... (Ит. д.)

5 лет

эпк

6. Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
06-101

Программы и планы маркетинга (маркетинговых исследо­
ваний)

Пост.

06-102

Материалы по выполнению программ и планов маркетинга
(маркетинговых исследований)

Постоянно

06-103

Аналитические обзоры, записки и др. по вопросам марке­
тинга

Постоянно*

06-104

Заявки на получение маркетинговой информации

* До минования
надобности

3 года

06-105

Книги (журналы) учета маркетинговой информации

5 лет

06-106

Тематические дайджесты зарубежной маркетинговой
информации

10 лет

06-201

Рекламные материалы: каталоги, прайс-листы и пр.

06-202

Материалы PR: пресс-релизы, имидж-статьи и пр.

*

* До минования
надобности

06-203

Материалы прямой почтовой рассылки

♦

* До минования
надобности

06-204

Материалы по стимулированию сбыта

*

* До минования
надобности

06-205

Материалы по информированию в точках продаж (обслу­
живания)

*

* До минования
надобности

6.2. Распространение информации по каналам маркетинговой коммуникации
*

* До минования
надобности

Продолжение приложения 3

2

1

3

4
♦

5

06-206

Прочие информационные материалы, предназначенные
для распространения

06-207

Договоры на изготовление информационной продукции

5 лет*

* С даты истечения
срока действия

06-208

Материалы по учету информационной продукции

5 лет

ЭПК

06-209

Переписка по вопросам распространения коммерческой
информации

5 лет

ЭПК

06-210

...(Ит.д.)

—

—

* До минования
надобности

7. Трудовые отношения

7.1. Трудоустройство

07-101

Материалы по учету наличия, движения, комплектования
работниками

5 лет

ЭПК

07-102

Материалы по комплексной характеристике трудовых
ресурсов предприятия

5 лет

ЭПК

07-103

Заявки на комплектование работниками требуемой числен­
ности и квалификации

3 года

07-104

Переписка по вопросам трудоустройства

5 лет

ЭПК

07-105

...(Ит.д.)

-

-

07-201

Материалы по организации и совершенствованию рабочих
мест

5 лет

ЭПК

07-202

Материалы аттестации рабочих мест

5 лет

ЭПК

7.2. Организация труда

07-203

Перечни профессий (должностей, специальностей)

Постоянно*

* До минования
надобности

07-204

Нормативно-методические материалы по диагностике про­
фпригодности работников

Постоянно*

* До замены новыми

07-205

Журналы учета работников-совместителей

*

* До минования
надобности

07-206

Коллективный договор

Постоянно

07-207

Материалы проверок соблюдения условий коллективного
договора

Постоянно

07-208

Материалы по разрешению трудовых споров

5 лет

ЭПК

07-209

Переписка по вопросам организации труда

5 лет

ЭПК

07-210

... (Ит. д.)

—

-

07-301

Типовые (отраслевые, ведомственные) нормативы

Постоянно*

* До замены новыми

07-302

Нормы времени и выработки

Постоянно*

* 3 года после замены
новыми

07-303

Материалы по разработке и уточнению норм

5 лет

ЭПК

07-304

Тарифно-квалификационные справочники

Постоянно*

* До минования
надобности

07-305

Утвержденные разряды оплаты труда

Постоянно*

* До замены новыми

07-306

Переписка по вопросам нормирования

5 лет

ЭПК

07-307

... (Ит. д.)

-

-

5 лет

ЭПК

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

7.4. Охрана труда
07-401

Акты и предписания по вопросам охраны труда

Продолжение приложения 3

1

2

4

3

5

07-402

Комплексные планы совершенствования охраны труда

07-403

Материалы по вопросам охраны труда работников из числа
женщин, несовершеннолетних и др.

07-404

Перечень видов работ с тяжелыми, вредными
или опасными условиями труда

07-405

Списки работающих на производстве с вредными
условиями труда

07-406

Табели и наряды работников вредных профессий

07-407

Правила охраны труда работающих инвалидов

Постоянно*

* До замены новыми

07-408

Материалы расследования несчастных случаев
на производстве

45 лет

ЭПК

07-409

Переписка по вопросам охраны труда

5 лет

ЭПК

07-410

... (И т. д.)

-

-

Постоянно
5 лет

ЭПК

Постоянно*

* До замены новыми

75 лет
75 лет

8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

08-101

Программы и планы работы по приему, перемещению
и увольнению работников

Постоянно

08-102

Материалы по массовому высвобождению работников
в связи с сокращением численности и (или) штата

5 лет

08-103

Приказы по кадрам

75 лет

ЭПК

08-104

Личные дела работников из числа руководящего состава,
материально отв. лиц

75 лет

ЭПК

08-105

Документы, не вошедшие в личные дела и подлежащие
отдельному хранению

5 лет

08-106

Трудовые договора с работниками

1 год

08-107

Листки по учету кадров, другие документы лиц,
не принятых на работу

08-108

Личные карточки работников

08-109

Переписка по вопросам приема, перемещения
и увольнения работников

08-110

(И т. д.)

75 лет

ЭПК

5 лет

ЭПК

—

—

15 лет

ЭПК

Постоянно*

* До замены новыми

То же*

* То же

8.2. Установление квалификации работников
08-201

Протоколы заседаний аттестационных комиссий и матери­
алы по подготовке к ним

08-202

Квалификационные требования

08-203

Материалы профессионального тестирования работников

08-204

Планы и графики аттестации

1 год

08-205

Переписка по вопросам установления квалификации
работников

5 лет

ЭПК

08-206

... (И т. д.)

—

—

08-301

Планы по организации подготовки и повышения квалифи­
кации работников

Постоянно*

* До минования
надобности

08-302

Типовые и примерные программы общепрофессиональной
подготовки работников

Постоянно*

* До минования
надобности

08-303

Типовые и примерные программы подготовки работников
в области охраны труда

Постоянно*

* До минования
надобности

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

Продолжение приложения 3

2

1

3

4

5

5 лет*

* С даты истечения
срока действия

08-304

Договоры на обучение работников

08-305

Расписания занятий

08-306

Журналы успеваемости учета посещаемости занятий

1 год

* С даты окончания

08-307

Списки работников, окончивших курсы переподготовки
(повышения квалификации)

5 лет*

* С даты окончания
обучения

08-308

Материалы по учету выполнения планов подготовки и по­
вышения квалификации

5 лет

08-309

Переписка по вопросам подготовки и повышения квалифи­
кации

5 лет

ЭПК

08-310

...(Ит.д.)

-

-

1 год

8.4. Награждение
08-401

Представления к награждению, материалы к ним

75 лет

ЭПК

08-402

Материалы о выдаче дубликатов наградных документов
взамен утраченных (пришедших в негодность)

75 лет

ЭПК

08-403

Переписка по вопросам награждения работников

5 лет

ЭПК

08-404

...(Ит. д.)

-

-

Постоянно*

* До замены новыми
ЭПК
ЭПК

9. Материально-техническое обеспечение деятельности

9.1. Снабжение деятельности
09-101

Условия на поставку оборудования, материалов и пр.

09-102

Списки поставщиков

5 лет

09-103

Списки потребителей

5 лет

09-104

Договора, соглашения, контракты и т. п. на поставку

5 лет*

* ЭПК, с даты
истечения срока
договора

09-105

Заявки на оборудование, материалы и пр.

5 лет

09-106

Материалы по определению потребностей в оборудовании,
материалах и пр.

5 лет

09-107

Материалы по учету поставок

5 лет

09-108

Отчеты о расходовании материалов, их остатках

5 лет

09-109

Переписка по вопросам снабжения

5 лет

ЭПК

09-110

... (Ит. д.)

-

-

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

09-201

Договора хранения

5 лет*

* По истечении срок
действия

09-202

Материалы по учету движения материально-имуществен­
ных ценностей, состоящих на хранении

5 лет*

* После списания

09-203

Пропуска на вывоз материально-имущественных ценно­
стей, состоящих на хранении, со складов

3 года

09-204

Переписка по вопросам организации хранения

5 лет

ЭПК

09-205

... (Ит. д.)

—

—

10. Административно-хозяйственные вопросы

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
10-101

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год*

10-102

Материалы о нарушениях правил внутреннего трудового
распорядка

1 год

* После введения
в действие новых

Продолжение приложения 3

2

1

3

4

5

10-103

Разовые пропуска

1 год

10-104

Книга учета разовых пропусков

1 год*

* После замены
новой

10-105

Списки адресов и телефонов работников

1 год*

* После замены
новыми

10-106

Переписка по вопросам внутрихозяйственной деятельности

5 лет

ЭПК

10-107

... (И т. д.)

-

-

10.2. Эксплуатация зданий, помещений
10-201

Передаточные акты и иные аналогичные документы

Постоянно

10-202

Договора о сдаче зданий (помещений) в аренду

Постоянно

10-203

Паспорта зданий (помещений) и оборудования

5 лет*

10-204

План размещения предприятия

3 года

* После ликвидации
(списания)

10-205

Материалы контроля за состоянием зданий (помещений)

5 лет

ЭПК

10-206

Договора на оказание коммунальных услуг, услуг энергос­
набжения, связи и др.

5 лет*

* После истечения
срока

10-207

Договора на техническое обслуживание и ремонт инженер­
ных коммуникаций

Тоже*

* Тоже

10-208

Материалы по подготовке зданий (помещений) к зимнему
(отопительному) сезону

3 года

10-209

Переписка по вопросам эксплуатации зданий (помещений)

5 лет

ЭПК

10-210

... (И т. д.)

-

-

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

10-301

Заявки на перевозки

3 года

10-302

Заявки на услуги связи

3 года

10-303

Материалы по авариям и ДТП

5 лет

10-304

Материалы по обеспечению перевозок

10-305

Материалы по обеспечению связи

10-306

Паспорта на автотранспортные средства, средства связи

10-307

Схемы маршрутов движения

10-308

Схемы каналов связи

10-309

Переписка по вопросам транспортного обслуживания,
внутренней связи

1 год*

* С даты ревизии

То же*
*

* То же
* До списания

*

* До замены новыми

* То же

* То же

5 лет

ЭПК

10.4. Охрана

10-401

План охраны территории

5 лет

ЭПК

10-402

План местной обороны объекта

5 лет

ЭПК

10-403

План противопожарной охраны

5 лет

ЭПК

10-404

План противодействия терроризму

5 лет

ЭПК

10-405

Переписка по вопросам охраны и организации охранных
мероприятий

5 лет

ЭПК

-

-

Постоянно*

* До минования
надобности

10-406

(И т. д.)
11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное обеспечение

11-101

Программы и планы социального обеспечения работников

Окончание приложения 3

4

3

2

1

11-102

Больничные листки

5 лет

11-103

Материалы по учету мероприятий социального обеспечения

5 лет

11-104

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

50 лет

11-105

Переписка по вопросам социального обеспечения

5 лет

11-106

5

ЭПК

ЭПК

—

.(Ит.д.)
11.2. Организация досуга

11-201

Переписка по вопросам организации досуга

11-202

...(Ит.д.)

5 лет

ЭПК

-

—

5 лет

ЭПК

—

—

11.3. Жилищно-бытовые вопросы

11-301

Переписка по жилищно-бытовым вопросам

11-302

...(Ит.д.)

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций
12.1. Организация деятельности
Постоянно

12-101

Материалы общих собраний членов профсоюза

12-102

Материалы по подготовке общих собраний

5 лет

ЭПК

12-103

Переписка по вопросам ведения профсоюзной работы
на предприятии

5 лет

ЭПК

12-104

...(Ит.д.)

—

-

12-201

Переписка по вопросам деятельности профсоюзной
организации

12-201

...(Ит.д.)

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
5 лет

ЭПК

-

-

Приложение 4

Примерное положение
об архиве организации1
I. Общие положения
1. Примерное положение об архиве организации (далее - Примерное по­
ложение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения
о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Рос­
сийской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архив­
ного агентства».
2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, вы­
ступающих источниками комплектования государственных, муниципальных
архивов (далее - Архив организации).
3. Архив организации создается на правах структурного подразделения,
осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование доку­
ментов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных
(свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовав­
шихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче
на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источ­
ником комплектования которого выступает организация.
4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Поло­
жение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответ­
ствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся
на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных
государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации
с федеральным государственным архивом; организации, выступающие ис­
точниками комплектования государственных архивов субъектов Российской
Федерации, муниципальных архивов, - с уполномоченным органом испол­
нительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела
или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муници­
пальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
После согласования положение об Архиве организации утверждается ру­
ководителем организации.
5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным
законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Феде­
рации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации,
1 Утверждено приказом Росархива от,11 апреля 2018 г. № 42. Подлежит применению с 26 августа
2018 г.

47

субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства,
правилами организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных до­
кументов в государственных органах, органах местного самоуправления и ор­
ганизациях, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива организации
6. Архив организации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности
организации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу
фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);
г) фонд пользования (архива) (при наличии);
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Ар­
хива организации.

III. Задачи Архива организации
7. К задачам Архива организации относятся:
7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен гла­
вой II Примерного положения.
7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися
в деятельности организации.
7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве орга­
низации.
7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда
Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муници­
пальный) архив.
7.6. Методическое руководство и контрольна формированием и оформле­
нием дел в структурных подразделениях организации и своевременной пере­
дачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации
8. Архив организации осуществляет следующие функции:
8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет)
сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятель­
ности организации, в соответствии с утвержденным графиком.
8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве
организации.
8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные
сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в со­
ответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации.
48

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение
в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности ор­
ганизации.
8.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации
описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению
архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов,
акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального госу­
дарственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее — ЭПК архив­
ного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного ар­
хива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае на­
деления его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного ар­
хива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае на­
деления его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов,
акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного
хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе
описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных
документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты
о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согла­
сованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Феде­
рации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими
полномочиями.
8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Феде­
рации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных
(свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве органи­
зации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих даль­
нейшему хранению.
8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, на­
ходящихся на хранении в Архиве организации.
8.9. Организует информирование руководства и работников организации
о составе и содержании документов Архива организации.
8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архив­
ных документов.
8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (про­
смотровом) зале или во временное пользование.
8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии докумен­
тов, архивные выписки и архивные справки.
8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
49

8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его ис­
пользование.
8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам
Архива организации.
8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архив­
ного дела и делопроизводства.
8.17. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел,
формировании и оформлении дел;
б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке
документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации
9. Архив организации имеет право:
а) представлять руководству организации предложения по совершенство­
ванию организации хранения, комплектования, учета и использования архив­
ных документов в Архиве организации;
б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, не­
обходимые для работы Архива организации;
в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по во­
просам, относящимся к компетенции Архива организации;
г) информировать структурные подразделения организации о необходимо­
сти передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным
графиком;
д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной
комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

Приложение 5

Примерное положение
об экспертной комиссии организации1
I. Общие положения
1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее —
Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пун­
кта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом
Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293.
2. Экспертная комиссия организации (далее - ЭК) создается в целях ор­
ганизации и проведения методической и практической работы по экспертизе
ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.
3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации,
создается приказом организации и действует на основании положения, разра­
ботанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем
организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных
государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-про­
верочной комиссией федерального государственного архива; организации,
выступающие источниками комплектования государственных архивов субъ­
ектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с экспертно-прове­
рочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) или государ­
ственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствую­
щими полномочиями.
4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя органи­
зации.
В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии,
представители службы делопроизводства и архива, основных структурных
подразделений организации, государственного или муниципального архива,
источником комплектования которого выступает организация (по согласова­
нию).
Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя орга­
низации.
5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами орга1 Утверждено приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 43. Подлежит применению с 26 августа
2018 г.

51

низации хранения, комплектования, учета и использования документов Ар­
хивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в го­
сударственных органах, органах местного самоуправления и организациях,
законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской
Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами го­
сударственного органа.

II. Функции ЭК
6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности орга­
низации, для хранения и уничтожения.
6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов доку­
ментации;
б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая доку­
ментация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел организации;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения докумен­
тов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных
документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе дея­
тельности федеральных органов государственной власти, иных государствен­
ных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций,
с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на со­
гласование ЦЭПК при Росархиве;
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов ор­
ганизации по делопроизводству и архивному делу.
6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации,
осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архив­
ных документов (далее — архив организации), представление на утверждение
ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой
и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-тех­
нической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.
6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на со­
гласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае на­
деления его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи
дел по личному составу, номенклатуру дел организации.
6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на со­
гласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреж­
дениях архивных документов.
6.7. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и ка­
дровой службой организует для работников организации консультации по во52

просам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует
в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК
7. ЭК имеет право:
7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным ра­
ботникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и форми­
рования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска
недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упо­
рядочения и оформления документов для передачи в архив организации.
7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкциони­
рованного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет)
сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хра­
нения документов.
7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразде­
лений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организа­
ции, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе
Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов
представителей научных, общественных и иных организаций.
7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы,
подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектова­
ния, учета и использования документов Архивного фонда Российской Фе­
дерации и других архивных документов в государственных органах, органах
местного самоуправления и организациях.
7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся
к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК
8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения,
а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.
9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее за­
седаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК про­
токолируются.
10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если
на заседании присутствует более половины ее состава.
11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно
большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии.
При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные кон­
сультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Приложение 6

Сроки хранения документов
(соответствуют статьям 21.1,22 и 22.1 Закона No 125)
Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными за­
конами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации,
а также перечнями документов. Сроки хранения архивных документов неза­
висимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за го­
дом, в котором они были закончены делопроизводством.
Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы
составляют:
1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Рос­
сийской Федерации документов федеральных органов государственной власти,
иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов
прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Централь­
ного банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных
в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации до­
кументов государственных внебюджетных фондов, государственных корпора­
ций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет;
2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда
Российской Федерации документов органов государственной власти, иных
государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций
субъектов Российской Федерации — 10 лет;
3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда
Российской Федерации документов органов местного самоуправления и му­
ниципальных организаций — 5 лет;
4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда
Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния — 100 лет;
б) записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся
приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации — 20 лет;
д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец —
20 лет;
е) научной документации — 15 лет;
ж) кино- и фотодокументов — 5 лет;
з) видео- и фонодокументов — 3 года.
54

Документы по личному составу, законченные делопроизводством
до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а после 1 января 2003 года - 50 лет.
По истечении указанных сроков хранения документы по личному составу,
образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования госу­
дарственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат
экспертизе ценности документов (за исключением документов, в отношении
которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков
их хранения установлен иной срок хранения).
Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохожде­
нием гражданами государственной службы, не являющейся государственной
гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граж­
дане проходили государственную службу, не являющуюся государственной
гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной
службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения ука­
занного срока хранения.

Приложение 7

Примерная инструкция по делопроизводству
в государственных организациях1
I. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных ор­
ганизациях (далее - Примерная инструкция) разработана в соответствии
с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом
Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293, а также в со­
ответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации,
документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управле­
ния документами.
1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования дело­
производства и повышения эффективности работы с документами путем ре­
гламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки
документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения
и подготовки к передаче в архив организации.
1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документиро­
ванию управленческой деятельности и организации работы с документами
в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация),
независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов дея­
тельности.
1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организа­
цию работы с организационно-распорядительными документами независимо
от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль испол­
нения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с по­
мощью информационно-коммуникационных технологий.
1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими ин­
формацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные дан­
ные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными
нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства
на основе единой политики и принципов, применение современных инфор­
мационных технологий в работе с документами, методическое руководство
и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях ор­
ганизации возлагается на структурное подразделение, ответственное за веде­
ние делопроизводства [1] (далее — Служба делопроизводства).
1 Утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 44. Подлежит
применению с 31 августа 2018 г.

56

Служба делопроизводства организации действует на основании положе­
ния о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего за­
дачи и функции подразделения, его права и ответственность.
1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразде­
лениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Не­
посредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации
осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения,
на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее —
делопроизводитель подразделения).
1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников
Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работ­
ников, ответственных за организацию работы с документами, определяются
должностными инструкциями.
1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения
работники структурных подразделений организации обязаны передавать
все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подраз­
деления или другому работнику по указанию руководителя подразделения.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-пере­
дачи документов и дел.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Вза­
имодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо
информации или документов и их копий допускается только с разрешения ру­
ководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.
Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную,
установленную законодательством Российской Федерации, ответственность
за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное
уничтожение служебных документов [2].
1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информи­
рует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства
организации, после чего организуется розыск документов. Если розыск до­
кументов не дает результата, составляется акт, в котором указываются дан­
ные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла
утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа
заверенной копией документа.
1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается
индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководите­
лем организации.
1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации
и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции
по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную ин­
струкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
1.14. Правила работы с документами в системе электронного документоо­
борота организации (далее - СЭД) и иных информационных системах, в кото­
рых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны
входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.
57

II. Документирование управленческой деятельности
2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локаль­
ными нормативными актами в организации издаются организационно-распо­
рядительные документы.
2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в дея­
тельности организации, должны быть оформлены по правилам, установлен­
ным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации. Вно­
сить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные)
документы не допускается.
2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных
подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности,
а также правила организации работы с данными документами могут устанав­
ливаться отдельными локальными нормативными актами организации.
2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях по­
вышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использова­
нием шаблонов бланков документов и шаблонов документов. Электронные
шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов
на бумажном носителе.
2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности
структурных подразделений организации, и управления данными докумен­
тами могут использоваться другие информационные системы.
2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных
листах бумаги формата А4.
2.7. Для изготовления документов в организации используются: бланк
приказа; бланк распоряжения; бланк письма для ведения переписки с орга­
низациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федера­
ции; бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков
для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.
По решению руководителя в организации могут использоваться другие
бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномочен­
ного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.
Для оформления резолюций на документе в организации могут использо­
ваться бланки резолюций.
2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них вос­
производятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида
или разновидности.
2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эм­
блема) организации (при их наличии).
2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии
с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов»[3].
2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским
способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

58

2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме элек­
тронных документов с соблюдением установленных правил оформления до­
кументов.
2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него,
должны иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм - правое; 20 мм — верхнее;
20 мм - нижнее.
2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организа­
циями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением рек­
визитов всех организаций, участвующих в издании документа.
2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой
и оборотной сторон листа. При двустороннем создании документов ширина
левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне
листа должны быть равны.
2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последу­
ющие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верх­
него поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по вы­
бору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного
обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта - 12-14 пт [4].
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших раз­
меров- 10, 11 пт.
2.18. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см. Заголовки разделов
и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине
текста.
2.19. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Текст документа выравнивается по ширине листа. Многострочные реквизиты
печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов
могут разделяться дополнительным интервалом. Если документ готовится
для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами один пробел. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны рас­
положения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении рек­
визитов — не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при про­
дольном расположении реквизитов — не более 12 см.
2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат»,
«заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.
2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титуль­
ный лист.
2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, опреде­
ляется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.
2.23. При подготовке документов организации используются реквизиты,
установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 [5]:
а) эмблема (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
б) товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 При­
мерной инструкции);
59

в) код формы документа;
г) наименование организации;
д) наименование структурного подразделения;
е) наименование должности лица;
ж) справочные данные об организации;
з) наименование вида документа;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
м) место составления (издания) документа;
н) гриф ограничения доступа к документу;
о) адресат;
п) гриф утверждения документа;
р) заголовок к тексту;
с) текст документа;
т) отметка о приложении;
у) гриф согласования документа;
ф) виза;
х) подпись;
ц) отметка об электронной подписи;
ч) печать;
ш) отметка об исполнителе;
щ) отметка о заверении копии;
ы) отметка о поступлении документа;
э) резолюция;
ю) отметка о контроле;
я) отметка о направлении документа в дело.
2.24. Бланк приказа (распоряжения) организации должен включать рекви­
зиты:
эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции); товарный
знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструк­
ции); наименование организации; наименование вида документа; место со­
ставления или издания документа; отметки для размещения реквизитов «дата
документа», «регистрационный номер документа».
2.25. Бланк письма организации должен включать следующие реквизиты:
эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции); товарный
знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструк­
ции); наименование организации; справочные данные об организации; отметки
для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер до­
кумента», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».
В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит
«наименование должности лица», а в бланк письма структурного подразделе­
ния (совещательного, методического, экспертного или иного органа) органи­
зации — наименование структурного подразделения.
2.26. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке,
должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
60

2.27. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в порядке,
установленном законодательством Российской Федерации, размещается
на бланках документов в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции
и на основании нормативных актов организации. Изображение эмблемы по­
мещается на верхнем поле бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего
края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, центрованно над рек­
визитами организации.
2.28. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установ­
ленном законодательством Российской Федерации порядке, воспроизводится
на бланках организации в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции
и на основании нормативных актов организации. Изображение товарного
знака (знака обслуживания) помещается на верхнем поле документа на рас­
стоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны доку­
мента, над реквизитами организации или слева на уровне наименования орга­
низации, захватывая часть левого поля.
2.29. Код формы документа проставляется на унифицированных формах
документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленче­
ской документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается
в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по
(наименование классификатора)» и цифрового кода.
2.30. Наименование организации на бланке документа должно соответ­
ствовать наименованию юридического лица в уставе организации. На бланках
документов указывается полное официальное наименование юридического
лица с указанием его организационно-правовой формы, над наименованием
организации указывается наименование вышестоящей организации (при ее
наличии), под наименованием организации в скобках указывается сокращен­
ное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.
2.31. Наименование структурного подразделения (в том числе филиала, от­
деления, представительства, коллегиального, совещательного или иного ор­
гана) указывается в бланках писем и бланках конкретных видов документов,
издаваемых соответствующими подразделениями в соответствии с локаль­
ными нормативными актами организации. Над наименованием структурного
подразделения указывается наименование организации, чьим филиалом, от­
делением, представительством, коллегиальным или совещательным органом
данное подразделение является.
2.32. Наименование должности лица используется в бланках писем долж­
ностных лиц и располагается под наименованием организации.
2.33. Справочные данные об организации указываются в бланках писем
и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указы­
ваться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает
с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты,
сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классифика­
тору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный ре­
гистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/
КПП).
61

2.34. Наименование вида документа указывается на всех документах, за ис­
ключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием
организации (структурного подразделения, должности).
2.35. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утвержде­
ния) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в доку­
менте.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц,
год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой:
05.06.2018; словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.
На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется
под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных
видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках пи­
сем). Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями
(должностными лицами), является дата подписания документа последней сто­
роной.
2.36. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-циф­
ровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера доку­
мента, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми
или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми клас­
сификаторами.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями,
проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой
из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания
наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и от­
деляются друг от друга косой чертой.
2.37. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа,
состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на ко­
торый дается ответ, проставляется в виде отметки «На № ... от ...» в бланке
письма. В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате по­
ступившего письма не включаются.
2.38. Место составления (издания) документа указывается во всех доку­
ментах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно­
справочных документов, а также в случае, если место нахождения организа­
ции входит в ее наименование, например: Московский городской университет
управления. Место составления (издания) документа указывается в соответ­
ствии с принятым административно-территориальным делением, например:
с. Благовещенское Вельского р-на Архангельской обл.
2.39. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верх­
нем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного
письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе ин­
формации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодатель­
ством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны
соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам
Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных норматив­
ных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного
62

пользования» [6], гриф «Коммерческая тайна» [7]) может дополняться номе­
ром экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законода­
тельством Российской Федерации.
В документах организации, содержащих сведения, составляющие ком­
мерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г.
№ 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указываются полное
официальное наименование юридического лица, место его нахождения.
Например:
Коммерческая тайна
ФБУ «Наименование организации»
Место нахождения

2.40. Адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (слу­
жебных) писем, внутренних информационно-справочных документов. Адре­
сатом документа может быть организация, структурное подразделение орга­
низации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением рек­
визитов - в верхней правой части документа, на бланке с продольным рас­
положением реквизитов - справа под реквизитами бланка. Строки реквизита
«адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно са­
мой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя)
организации указываются в дательном падеже наименование должности ру­
ководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органи­
зации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:
Генеральному директору
ФБУ «Наименование организации»
Фамилия И. О.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокра­
щенное наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации
в реквизите «адресат» указываются в именительном падеже наименование ор­
ганизации, ниже - наименование структурного подразделения. Например:
ФБУ «Наименование организации»
Финансовое управление

При адресовании письма руководителю структурного подразделения ука­
зываются в именительном падеже наименование организации, ниже — в да­
тельном падеже наименование должности руководителя, включающее наиме­
нование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:
63

ФБУ «Наименование организации»
Руководителю
договорно-правового отдела
Фамилия И. О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение
чг-тну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат
^ецщина, например:
г-ну Фамилия И. О.
г-же Фамилия И. О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные
подразделения одной организации адресат указывается обобщенно. Например:
Руководителям филиалов
ФБУ «Наименование организации»

Руководителям управлений и отделов
ФБУ «Наименование организации»

При рассылке документа не всем организациям или структурным подраз­
делениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». На­
пример:
Руководителям управлений и отделов
ФБУ «Наименование организации»
(по списку)

Список рассылки составляется исполнителем.
Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для све­
дения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов
не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым,
слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указываются в последовательности, установленной Прави­
лами оказания услуг почтовой связи [8]:
а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при на­
личии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юриди­
ческому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта;
д) название района;
64

е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие
органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации
и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указан­
ным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи
(без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости
может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
ФБУ «Наименование организации»
Электронный адрес

2.41. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом
верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются
по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа собственноручной подписью должностного
лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фами­
лии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ФБУ
«Наименование организации»

Подпись

И. О. Фамилия
Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверж­
дения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»
или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого
документа, названия вида распорядительного документа в творительном па­
деже, его даты, номера. Например:
(Регламент)

УТВЕРЖДЕН
приказом ФБУ «Наименование
организации»
от 5 октября 2017 г. № 82

(Правила)

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом ФБУ «Наименование
организации»
от 5 октября 2017 г. № 83

65

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным
органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения
указывается наименование органа, дата и номер протокола (в скобках). На­
пример:
(Положение)

УТВЕРЖДЕНО
Научно-техническим советом
ФБУ «Инновация»
(протокол от 12.09.2017 № 12)

2.42. Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Если заголовок
к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»).
Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое
с названием вида документа. Например:
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии
письмо (о чем?) о предоставлении информации
акт (чего?) приема-передачи дел
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от гра­
ницы левого поля.
2.43. Текст документа составляется на государственном языке Россий­
ской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе
Российской Федерации в соответствии с законодательством республик
в составе Российской Федерации [9]. Текст документа должен быть состав­
лен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа
должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную
для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных
толкований.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных
или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных
документов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование органа власти (организации),
издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа,
заголовок к тексту;
наименование организации или должностного лица, утвердившего доку­
мент, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпун­
кты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно
быть более четырех.
Текст документа излагается:
в приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа
(«... приказываю»);
в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от пер­
вого лица множественного числа («... приказываем»);
66

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа («СЛУ­
ШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);
в деловых письмах, оформленных на бланках организации, - от первого
лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от тре­
тьего лица единственного числа («предприятие не возражает...», «институт
считает возможным...»);
в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, - от первого
лица единственного числа («прошу...», «предлагаю ...»);
в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица един­
ственного числа («прошу...», «считаю необходимым ...»);
в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответ­
ственность структурных подразделений, работников (положение, инструк­
ция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт,
справка), используется форма изложения текста от третьего лица единствен­
ного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «комиссия
провела проверку...»).
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания
официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и гра­
фические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.
В деловых (служебных) письмах используются:
вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: «С уважением,...».
Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в об­
ращении по фамилии инициалы лица не указываются.
2.44. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах),
прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справоч­
ному документу, или о том, что документ является приложением к основному
документу (нормативному, распорядительному или иному).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных до­
кументах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого
поля следующим образом:
если приложение названо в тексте:
Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

67

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:
Приложение: 1.

1. Положение об Управлении региональ­
ного кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управле­
ния регионального кредитования
на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюровано(ы):
Приложение:

в 2 экз.

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоя­
тельной нумерацией страниц:
Приложение:

договор возмездного оказания услуг
от 05.09.2017 № 32-17/72 и приложения
к нему, всего на 7 л.

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение
только первому адресату:
Приложение:

на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

если приложением являются документы, записанные на физически обосо­
бленный электронный носитель:
Приложение:

DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, ука­
зываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов,
объем в байтах.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах,
положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложе­
нии оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения
в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1), (приложе­
ние № 1);
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указы­
вается:
68

Приложение № 2
к приказу ФБУ
«Наименование организации»
от 15.08.2017 № 112

Если приложением к распорядительному документу является локальный
нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядитель­
ным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о при­
ложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения,
в котором указываются данные распорядительного документа, которым ут­
вержден документ-приложение. Например:
Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО
приказом ФБУ
«Наименование организации»
от 18.09.2017 №67

2.45. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внеш­
него согласования (согласование с органами власти, иными организациями,
должностными лицами). Гриф согласования в зависимости от вида документа
и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на ти­
тульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под
наименованием документа ближе к нижнему полю;
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности
лица, с которым согласован документ (включая наименование организации),
его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. На­
пример:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ФБУ «Наименование организации»

Подпись

И. О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным
или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, со­
гласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано
решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указы­
ваются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ,
дата и номер письма. Например:
69

СОГЛАСОВАНО
Научно-техническим советом
ФБУ «Наименование организации»
(протокол от__________ №________ )

СОГЛАСОВАНО
письмом ФБУ
«Наименование организации»
от_________ №________

2.46. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза вы­
ражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность
лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату визирования. Например:
Руководитель юридического отдела
Подпись

И. 0. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Руководитель юридического отдела
Подпись

И. 0. Фамилия
Дата

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы про­
ставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего
листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), при­
лагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов,
помещаемых в дело. По усмотрению организации может применяться полист­
ное визирование документа и его приложений.
Согласование проектов документов (внешнее, внутреннее) осуществля­
ется в соответствии с пунктами 4.1—4.11 Примерной инструкции.
2.47. Подпись включает: наименование должности лица, подписыва­
ющего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию.
Например:
Генеральный директор

70

Подпись

И. 0. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности вклю­
чается наименование организации. Например:
Генеральный директор
ФБУ «Наименование организации»

Подпись

И. О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность
этого лица в подписи не указывается.
И. О. Фамилия

Подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами, занима­
ющими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в по­
следовательности, соответствующей статусу должности. Например:
Генеральный директор

Подпись

И. О. Фамилия

Главный бухгалтер

Подпись

И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Заместитель директора
по административным вопросам

Заместитель директора
по финансовым вопросам
Подпись

И. О. Фамилия

Подпись

И. О. Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус
лица в составе комиссии. Например:
И. О. Фамилия
Председатель комиссии

Подпись

Члены комиссии

Подпись

И. О. Фамилия

Подпись

И. О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководи­
теля, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответ­
ствии с приказом (распоряжением). Например:
И. о. директора

Подпись

И. О. Фамилия

71

или:
Исполняющий
обязанности директора

Подпись

И. О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае
временного отсутствия руководителя, исправления в наименование долж­
ности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта
документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штам­
пов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименова­
нием должности лица в подписи, если документ подписывает иное долж­
ностное лицо.
2.48. Отметка об электронной подписи используется для визуализации
электронной подписи получателем документа при обмене электронными
документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной
подписью. В соответствии с законодательством Российской Федерации [10]
отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программ­
ными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Доку­
мент подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электрон­
ной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия
сертификата ключа электронной подписи. Например:

Директор

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОДПИСЬЮ
Сертификат
lalllaaaOOOOOOOOOOll
Владелец Фамилия
Имя Отчество
Действителен с 01.12.2012
по 01.12.2017

И. О. Фамилия

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии
с пунктом 2.47 Примерной инструкции.
2.49. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на доку­
ментах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с фи­
нансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих
заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской
Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставля­
ется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ,
или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
2.50. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество
(при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе
может дополняться наименованием должности, структурного подразделе­
ния и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформ72

ляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого
поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева.
Например:
Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист
+7 (495) 924-45-67, Ilyi№_Iv@tech№o.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и пе­
чататься шрифтом меньшего размера.
2.51. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соот­
ветствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или,
при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте
документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заве­
рившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (ини­
циалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка
о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с кото­
рого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:
Подлинник документа находится в ФБУ «Наименование организации»
в деле № 08-05 за 2015 г.

Верно
Зав. отделом управления персоналом

Дата

Подпись

И. О. Фамилия

Печать

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии простав­
ляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скре­
пленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника
проставляется только на последнем листе документа. Для заверения копии доку­
мента, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-теле­
коммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя
организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю
с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях вы­
сылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копиям электронных документов указы­
вается: наименование информационной системы, в которой хранятся доку­
менты; наименования документов, копии которых направляются получателю;
названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого
файла в байтах; дата изготовления и заверения копии.
73

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером
указывается: «Приложение к письму от (дата) № ...».
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бу­
мажном носителе, заверяется в порядке, установленном Примерной инструк­
цией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием,
в какой информационной системе хранится электронный документ.
2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта
поступления документа в организацию и включает дату поступления и входя­
щий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о посту­
плении может дополняться указанием времени поступления документа в часах
и минутах и способа доставки документа. Отметка о поступлении документа
может проставляться с помощью штампа.
2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа.
Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа,
на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного
документооборота.
Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполни­
телей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа
или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок
исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:
Фамилия И. О., Фамилия И. О.
Прошу подготовить предложения
к 10.11.2017

Подпись

Дата

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тек­
сте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить
его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного испол­
нителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.»
(«ответственный»).
2.54. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на кон­
троль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
2.55. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения
документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», ин­
декс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение,
с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Например:
В дело № 01-18 за 2017 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись

74

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими
сведениями о характере исполнения документа.

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов
3.1. Локальные нормативные акты (далее - Л НА) организации издаются
в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классифи­
каторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления
Л НА на примере положения о структурном подразделении (приложение № 1).
ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распоряди­
тельным документом (приказом) или непосредственно руководителем орга­
низации иным уполномоченным им лицом.
Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.
3.2. ЛНА могут быть:
постоянно действующими (без ограничения срока их применения);
временными (действующими в течение указанного в них срока или до на­
ступления определенного события).
3.3. Основанием для издания Л НА являются:
законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Фе­
дерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поста­
новления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты феде­
ральных органов исполнительной власти);
законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные пра­
вовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;
ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.
3.4. ЛНА издаются в целях:
установления норм, требований, правил в отношении предмета норматив­
ного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в орга­
низации;
изменения существующих норм, требований, правил, установленных ра­
нее изданными нормативными документами;
отмены ранее установленных норм, требований, правил.
3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем
структурного подразделения или иным должностным лицом.
3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в норма­
тивном регулировании;
требуется внесение значительного количества изменений в ранее приня­
тый ЛНА;
выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые це­
лесообразно объединить в один документ.
Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них
изменений.
3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового
ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным
уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме
докладной (служебной) записки, в которой излагается:
75

вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, спо­
собов его решения;
прогноз последствий принятия нормативного документа;
организационные, кадровые, финансовые, материально-технические
и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием
нормативного документа;
перечень ранее изданных Л НА, подлежащих отмене в связи с изданием но­
вого нормативного документа;
предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.
3.8. Согласование проектов Л НА осуществляется в соответствии с пун­
ктами 4.1—4.13 Примерной инструкции.
3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с ут­
верждением нормативного документа необходимо принять меры организа­
ционного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать
соответствующие поручения руководителям структурных подразделений
или иным работникам организации, а также если необходимо внести измене­
ния или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.
3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руково­
дителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение
об утверждении ЛНА.
Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно соб­
ственноручной подписью руководителя организации или иного уполно­
моченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся прика­
зом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным
им должностным лицом.
3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА ис­
пользуются формулировки:
при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвер­
дить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например:
1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации,
или:

1. Утвердить Штатное организации на 2018 год и ввести его в действие
с 1 января 2018 г. (приложение).

при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения
в (название ЛНА)». Например:
1. Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2018 год, утвержденное
приказом ФБУ «Наименование организации» от 25 декабря 2017 г. № 345:...

при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (на­
звание ЛНА), утвержденное...». Например:
76

4. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утверж­
денное приказом ФБУ «Наименование организации» от 15 февраля 2015 г. № 22.

3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организа­
ции, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно
целое, гриф утверждения, место издания документа. Если проект ЛНА яв­
ляется многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные
выще реквизиты размещаются на титульном листе.
3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы,
формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА. На приложениях
к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в соответствии с пун­
ктом 2.44 Примерной инструкции.
3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден
ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.
3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме при­
казов и распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления приказа и рас­
поряжения (приложения № 2, 3).
Приказы издаются в целях оформления решений:
нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принима­
ется решение организационного характера, например, приказ об утверждении
структуры и штатной численности организации);
организационного, административного, в том числе оперативного харак­
тера по вопросам основной деятельности организации.
3.16. Проекты приказов по основной деятельности готовят структурные под­
разделения организации на основании поручений руководства либо в инициа­
тивном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта приказа,
согласование и правильное оформление проекта несет руководитель подразде­
ления, который готовит проект приказа и представляет его на подпись.
3.17. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осущест­
вляет Служба делопроизводства организации.
3.18. Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить за­
конодательству Российской Федерации, Уставу организации, локальным нор­
мативным актам организации и ранее изданным приказам организации.
3.19. Приказы по основной деятельности издаются: во исполнение норма­
тивных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих орга­
низаций; в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей
из функций и задач организации.
3.20. Приказы по основной деятельностисоставляются на основе тща­
тельного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы
содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались до­
статочными материально-техническими и финансовыми средствами и в даль­
нейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи
с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
3.21. Приказы организации оформляются на бланке приказа с использо­
ванием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер до77

кумента, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер
приказа проставляются после подписания приказа руководителем организа­
ции.
3.22. Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал
под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заго­
ловка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»),
кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству;
О порядке финансирования рекламной кампании;
О создании экспертной комиссии.
3.23. Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы)
и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина
или цель издания документа. Например:
В соответствии с приказом Министерства связи и массовых коммуникаций
от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами
в электронном виде при организации информационного взаимодействия» ...
В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов,
образующихся в деятельности организации, и отбору их для передачи на хранение
в архив организации и к уничтожению...

3.24. Распорядительная часть приказа начинается словом «приказываю»,
которое печатается строчными буквами вразрядку.
Распорядительная часть может содержать:
решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать,
ликвидировать, признать утратившим силу);
конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков
их выполнения.
3.25. Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный
пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательно­
сти и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному
подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указыва­
ются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном па­
деже. Например:
... приказываю:
1. Учебно-методическому отделу (Фамилия И. О.) к 01.11.2017 подготовить
и представить на утверждение план учебно-методической работы на 2018 год.

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фами­
лия указываются без скобок в дательном падеже. Например:

78

3. Главному бухгалтеру (Фамилия И. О.) подготовить и представить на рассмотрение
и утверждение смету командировочных расходов на 2018 год в срок до 30.11.2017.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.
Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «уско­
рить», «обеспечить в кратчайшие сроки».
Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий
с одним сроком вьшолнения, ответственный исполнитель и срок исполнения
указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные
подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются
не в основном пункте, а в каждом подпункте. Срок исполнения должен быть ре­
альным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока
следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.
Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указы­
вается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение
предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей
по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполни­
тель указывается первым.
Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы
по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их пере­
числить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. На­
пример:
4. Признать утратившим силу приказ организации от 5 августа 2010 г. № 175
«Об утверждении Экспертной комиссии организации».

Последний пункт приказа - пункт о контроле, в нем указываются долж­
ность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия
и инициалы. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального
директора Фамилия И. О.

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль
за собой:
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

3.26. Не включается в текст приказа пункт «Приказ довести до сведения...».
Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо до­
вести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который
готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне послед­
него листа приказа.
79

3.27. В приказах не допускается:
изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону
их увеличения;
применение произвольных сокращений или искажение наименований
структурных подразделений организаций, подведомственных организацийисполнителей;
применение произвольных (не общепринятых) технических и других тер­
минов, сокращенных слов и наименований.
3.28. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пун­
ктах распорядительной части даются отсылки:... (приложение № 1);... (при­
ложение № 2); ... «согласно приложению», на приложении оформляется от­
метка о приложении:
Приложение № 1
к приказу ФБУ
«Наименование организации»
от 12.11.2017 № 215

Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте доку­
мента, не допускается.
Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде
самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом
углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием но­
мера приложения), например:
Инструкция

УТВЕРЖДЕНА
приказом ФБУ
«Наименование организации»
от 22.01.2017 №5

3.29. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы,
за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего
следуют пункты распорядительной части. Например:
В целях исполнения приказа ФБУ «Наименование организации» от 22 августа 2017 г.
«Об организации и проведении конкурса “Лучший секретарь компании — 2017”»:
1. Руководителям управлений, отделов и лабораторий в срок до 10 сентября 2017 г.
представить свои предложения о кандидатурах секретарей и делопроизводителей
для участия в конкурсе.
2....

Распоряжения могут не иметь преамбулы.
3.30. До представления на подпись проект приказа (распоряжения) согла­
совывается с заинтересованными лицами в соответствии с пунктами 4.1—4.11
Примерной инструкции.
80

3.31. Приказ подписывает руководитель организации или лицо, исполня­
ющее его обязанности.
Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномочен­
ными им лицами.
3.32. Копии приказов (распоряжений) рассылаются в соответствии с указа­
телем (листом, списком) рассылки.
Электронная копия приказа размещается в соответствующей базе данных
СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».
3.33. При оформлении приказа, издаваемого совместно с другой органи­
зацией:
бланк не используется;
наименования организаций печатаются на одном уровне;
наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру.
Датой совместного приказа является дата проставления последней под­
писи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит
из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и про­
ставляемых через косую черту в порядке указания организаций - авторов до­
кумента.
Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного
числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются
на одном уровне слева и справа.
3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях со­
ветов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами. Протокол состав­
ляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных
во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, спра­
вок, проектов решений (постановлений). Протокол оформляется в течение
одного-трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки
не оговорены особо.
3.35. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наи­
менование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, реги­
страционный номер протокола, текст, подписи.
3.36. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит
указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется.
Например:
протокол заседания аттестационной комиссии
протокол заседания научно-методической комиссии.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается
несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окон­
чания: 12-13 мая 2018 г.
3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председа­
тельствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседа­
нии; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.
Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек,
в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъем­
лемой частью протокола. Например:
81

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей пере­
чень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения
с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы
повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы
левого поля и нумеруются арабскими цифрами. В основной части протокола
фиксируется ход заседания.
3.38. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время
заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе
обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения.
Рекомендуемый образец оформления полного протокола (приложение № 4).
Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного ха­
рактера. Рекомендуемый образец оформления краткого протокола (приложе­
ние № 5). В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия до­
кладчика по вопросу и принятые решения.
3.39. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвящен­
ных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается
в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той
формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости при­
водятся итоги голосования: «За - ..., против - ..., воздержалось -...».
3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председатель­
ствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.
3.41. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов
рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии
с указателем рассылки. В выписке из протокола должны воспроизводиться
все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки
дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение во­
проса и принятое решение.
3.42. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При со­
ставлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст,
подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях — отметка о при­
ложении. Рекомендуемый образец оформления делового письма (приложение
№6).
3.43. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу,
заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступив­
шего письма».
Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (на­
пример, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «на­
поминание») в деловых (служебных) письмах не указываются. Если письмо
направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по по­
чте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер
телефона-факса.
3.44. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному во­
просу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколь­
ким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
82

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
3.45. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом
основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направ­
ляется для сведения.
При необходимости направить письмо большему количеству адресатов го­
товится список рассылки, и письма рассылаются по списку.
3.46. При составлении деловых писем используется вступительное обра­
щение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.43 При­
мерной инструкции.
3.47. Текст письма излагается:
от 1-го лица множественного числа («просим ...», «предлагаем ...», «напо­
минаем ...»);
от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным ...»,
«институт не располагает возможностью...»);
от 1-го лица единственного числа («прошу ...», «предлагаю ...»), если
письмо оформляется на должностном бланке.
3.48. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату
по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется
на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования, - на стан­
дартных листах бумаги. Деловое (служебное) письмо до представления на под­
пись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными
лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответ­
ствии с пунктами 4.1-4.11 Примерной инструкции.
3.49. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем органи­
зации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служеб­
ное) письмо подлежит регистрации и отправке. Не допускается отправлять
адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.
3.50. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с ви­
зами заинтересованных лиц помещается в дело.
3.51. Акты составляются на основе утвержденных органами власти уни­
фицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов,
связанных с деятельностью организации. Рекомендуемый образец оформле­
ния акта (приложение № 7).
3.52. При составлении актов используются реквизиты: наименование ор­
ганизации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный
номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тек­
сту; подпись.
3.53. Датой акта является дата составления акта и подписания его состави­
телями.
Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем органи­
зации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является
дата его утверждения.
3.54. В вводной части акта в именительном падеже указываются:
основание составления акта (локальный нормативный акт; распоряди­
тельный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие,
послужившее основанием для составления акта);
83

составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием
должностей, наименований организаций, если составители являются пред­
ставителями другой организации, фамилий и инициалов).
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя
комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.
3.55. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность,
характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.
При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.
В заключительной части акта указываются количество подготовленных
экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество эк­
земпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его со­
ставлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составле­
ние актов конкретной разновидности.
3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если
акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присут­
ствовавшими лицами. При подписании акта председателем и членами комис­
сии наименования их должностей не указываются. Особое мнение составителя
акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.
3.57. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено озна­
комление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней
странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)»,
при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшиф­
ровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием
акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными
положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.
3.58. Докладная (служебная) записка используется для оперативного инфор­
мационного обмена между структурными подразделениями и руководством.
Рекомендуемые образцы оформления докладной записки и служебной записки,
подготовленной на основе электронного шаблона (приложения №8,9).
3.59. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки явля­
ются: наименование структурного подразделения, наименование вида доку­
мента (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адре­

сат, текст, подпись.
3.60. При адресовании докладных (служебных) записок указываются
в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия
и инициалы. Например:
Заместителю генерального директора
ФБУ «Наименование организации»
Фамилия И. О.
или:

Руководителю Департамента
информационных технологий
Фамилия И. О.

84

3.61. Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться
и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном
виде в СЭД.
При организации работы с докладными (служебными) записками в элек­
тронном виде используются электронные шаблоны докладной и служебной
записок.
3.62. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности со­
держания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие
поводом для составления документа;
во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные вари­
анты ее решения;
в третьей части излагаются выводы.
3.63. Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД,
при отсутствии СЭД — в структурном подразделении, подготовившем документ.
3.64. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том
числе адресатам государств - бывших республик в составе СССР), оформ­
ляются на бланке письма организации с реквизитами на русском и одном
из иностранных языков.
3.65. Письмо, направляемое зарубежному адресату, составляется на русском
языке, проходит согласование со всеми заинтересованными лицами органи­
зации, после чего письмо переводится на один из иностранных языков (язык
адресата или английский язык) и оформляется на бланке письма, предназна­
ченном для переписки с зарубежными корреспондентами. Подлинник письма,
оформленный на одном из иностранных языков, должен быть идентичен по со­
держанию экземпляру на русском языке с визами заинтересованных лиц.
3.66. На подпись руководителю представляются: экземпляр письма зару­
бежному корреспонденту, оформленный на бланке, копия данного письма
на стандартном листе бумаги с визой исполнителя, экземпляр письма на рус­
ском языке с визами заинтересованных лиц.
3.67. После подписания письма руководителем или иным уполномочен­
ным им лицом:
экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем
и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату;
копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный
на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.
3.68. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь рек­
визиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись. При необхо­
димости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, поме­
щаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.
3.69. Реквизит «адресат» оформляется справа под реквизитами бланка.
Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо. Если
письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем — по­
чтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы;
название города; страна.
85

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города,
как правило, печатается прописными буквами. Например:
Brook & So№ Toymakers
61-71 Steel Street
BRIDGETOWN
BR61 7RE
U.S.A.

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.
При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пункту­
ация не применяется.
При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные
для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города мо­
жет быть указано графство, в США - название штата).
Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward
& Со., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокраще­
ние от Messieurs - господа).
Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации
указывают фамилию и должность работника или его должность. Например:
Mr. Andrew Roach
Sale Manager
Super Toys Ltd
Chatfield Road
№EWTOWN
NE 12 OLD
U.S.A.

3.70. В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифро­
вым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: 24 января 2017 г.
При составлении письма на английском языке допускается оформление
даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2017, January 24.
3.71. В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обра­
щения по должности или по фамилии адресата. Например:
Уважаемый господин Торговый советник!
Уважаемый господин Ангелов!
Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой «С уважением,...».

IV. Согласование проектов документов.
Подписание (утверждение) проектов документов
4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руко­
водителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской
86

Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффек­
тивности предлагаемого решения.
Согласование проекта документа организуется непосредственным испол­
нителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и про­
водится в пределах установленного срока исполнения.
4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов
осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления
проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформ­
ления результатов согласования в СЭД. Согласование проектов докумен­
тов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты
и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных
сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.
4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/
или другими организациями организует исполнитель после согласования
в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подраз­
деления и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации
или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс со­
гласования (визирования) проектов документов.
4.4. Проекты документов согласуются:
непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-испол­
нителя;
соисполнителями (при их наличии);
руководителями структурных подразделений, работниками организации, на­
правления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагива­
ются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве
исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения про­
ект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
заместителями руководителя организации, курирующими затронутые
в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается)
руководителем организации);
юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);
Службой делопроизводства.
Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, со­
гласовываются с финансовым подразделением.
Не допускается направлять на согласование проект документа одновре­
менно двум или более работникам одного структурного подразделения. В ка­
честве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимуще­
ственно руководители структурных подразделений.
4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посред­
ством направления проекта в другую организацию с сопроводительным пись­
мом, в котором указывается срок согласования. Если организации, согласу­
ющие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование
может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма
и одновременно с внутренним согласованием.
4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной
инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными
87

актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая прило­
жения к нему. Сроки согласования документов составляют [11]:
проекты деловых (служебных) писем - 1—3 рабочих дня;
проекты приказов без приложений - 1—3 рабочих дня;
проекты приказов с приложениями справочного характера — 3—5 рабочих
дней;
проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависи­
мости от их объема (не более 50 страниц) - 5-10 рабочих дней;
проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно
подписью руководителя (не более 50 страниц), — 5—10 рабочих дней;
проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согла­
сования, в зависимости от объема документа — 1—3 рабочих дня.
Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее со­
гласование не должны составлять более 30 календарных дней.
В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения доку­
мента срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению ру­
ководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится
проект решения.
4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных до­
кументов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными
лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборот­
ной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемле­
мой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы)
оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46 Примерной инструкции.
При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются
на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлин­
ника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлин­
ника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной
почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или элек­
тронной почте в виде электронной копии) помещается в дело. Проекты про­
токолов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем
проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления
соответствующего работника.
4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД.
После завершения процедуры согласования (при создании подлинника до­
кумента на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД,
прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководи­
телю организации (иному уполномоченному им лицу).
Согласование внутренних документов, создание, хранение и использова­
ние которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электрон­
ном виде. При согласовании проектов внутренних документов, созданных
на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте до­
кумента.
4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании
проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией ре­
шения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на про88

екте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии
с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка
из протокола) прилагаются к проекту документа.
4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий до­
кумент, принимает одно из следующих решений:
согласовать проект документа без замечаний;
согласовать проект документа с замечаниями;
отклонить проект документа;
указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение во­
проса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работ­
ника).
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согла­
совании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится
вСЭД.
Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что заме­
чания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем про­
ект не требует повторного согласования.
Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:
наличия существенных замечаний по проекту документа;
несогласия с проектом документа.
4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказан­
ным замечаниям, переоформления и повторного согласования.
4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает ре­
шение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в со­
гласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который
вместе с проектом документа представляется руководителю организации
или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (ут­
верждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руко­
водителем структурного подразделения-исполнителя.
4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания,
принимает руководитель. В случае если руководитель принимает решение
о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель
дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.
Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (ут­
верждает) документ.
4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются ру­
ководителем организации или иными уполномоченными им должностными
лицами (заместителями руководителя организации, руководителями струк­
турных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их
компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных
действий от имени организации, внутренними нормативными документами
организации).
4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснитель­
ные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписы­
ваются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы
не выходят за пределы его компетенции.
89

4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти,
на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти,
руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств,
подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим
его обязанности.
4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние орга­
низации, подписываются заместителями руководителя организации, иными
должностными лицами организации в соответствии с предоставленными
им полномочиями.
4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содер­
жание документа несут ответственность несколько работников (документы,
подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей
группой, комиссией).
4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совмест­
ный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству ор­
ганизаций, создавших документ. При направлении письма или внутреннего
информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более че­
тырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.
4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47,
2.48 Примерной инструкции.
4.21. Утверждение документа производится:
непосредственно руководителем - проставлением собственноручной под­
писи в грифе утверждения;
приказом организации.
4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, неко­
торые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие
нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение № 10).
Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пун­
ктом 2.41 Примерной инструкции.
4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного
им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности,
а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью
(приложение № 11). Печать на документе проставляется в соответствии с пун­
ктом 2.49 Примерной инструкции.

V. Организация документооборота
5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений до­
кументов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их соз­
дания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение,
регистрация, рассмотрение руководителем).
5.2. Цель организации документооборота - обеспечение своевременного
принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документообо­
рота - организовать движение документов по наименее короткому пути с ми­
нимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документо­
оборота - обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии
с предоставленными им правами.
90

5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные
документы, а также электронные копии документов, полученные в результате
сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, име­
ющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться,
храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключи­
тельно в форме электронных документов, утверждается руководителем орга­
низации.
5.4. Организация движения документов в условиях электронного докумен­
тооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршру­
тами, разрабатываемыми Службой делопроизводства. Маршруты движения
организационно-распорядительных документов должны быть оптимальными
по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возврат­
ных движений, не обусловленных деловой необходимостью.
5.5. Организация документооборота основывается на принципах:
централизации операций по приему и отправке документов;
распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый
маршрут (маршрутизация документов);
организации предварительного рассмотрения входящих документов;
исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой
необходимостью;
однократности регистрации документов;
устранения необоснованных согласований проектов документов;
временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согла­
сованию документов.
5.6. В документообороте организации выделяются документопотоки: вхо­
дящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; вну­
тренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:
документы органов государственной власти, органов местного самоуправ­
ления;
документы филиалов и территориально обособленных подразделений;
документы из государственных и негосударственных организаций;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, де­
путатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов
местного самоуправления;
обращения граждан;
документы из правительственных и неправительственных организаций за­
рубежных стран и другие группы документов.
5.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются сред­
ствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и раз­
личными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная,
электронная почта, система межведомственного электронного документообо­
рота (МЭДО)[12],СЭД).
5.8. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых
карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.
91

5.9. Прием документов осуществляется Службой делопроизводства. До­
кументы, полученные работниками от других организаций, также передаются
в Службу делопроизводства для регистрации и/или учета.
5.10. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной об­
работке, включающей:
проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой
«Лично» и графами ограничения доступа к документу);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
проставление отметки о поступлении документа в организацию.
5.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению
или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной
упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических
повреждений.
Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие
неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах,
цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых
отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового от­
правления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу
безопасности (при ее наличии).
5.12. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке,
повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа,
его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входя­
щем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе,
подписываемый двумя работниками Службы делопроизводства. Один экзем­
пляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается
на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта вы­
сылается отправителю.
5.13. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входя­
щим документам в случаях:
если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа
срока исполнения или даты мероприятия;
при большом расхождении между датами подписания и получения доку­
ментов.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом по­
мещается на хранение в дело.
5.14. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), грифы
ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциаль­
ного характера, не вскрываются и передаются:
с отметкой «Лично» («Private») - непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа - в службу конфиденциального делопроиз­
водства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит
обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
92

5.15. Входящие электронные документы, поступившие от других орга­
низаций по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принима­
ются Службой делопроизводства. Электронные документы, поступившие
по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные уси­
ленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки
электронной подписи и подтверждения ее действительности [13]; электрон­
ные документы, поступившие от других организаций по электронной почте
и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой
электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включа­
ются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организациейполучателем соглашения об обмене электронными документами, подписан­
ными соответствующей подписью.
5.16. Первичная обработка электронных документов, полученных по ин­
формационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта,
МЭДО, сайт организации) от других организаций и граждан, должна соответ­
ствовать технологии работы с входящими документами.
5.17. Первичная обработка документов завершается их распределением (со­
ртировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение № 12) [14].
5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо
от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства или в струк­
турном подразделении организации в соответствии с установленной формой
организации делопроизводства [15]. Документы, поступающие из других ор­
ганизаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рас­
смотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рас­
смотрения в Службу делопроизводства.
5.19. Регистрация входящих документов осуществляется в день их посту­
пления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце
рабочего дня или в нерабочее время. Регистрация обращений граждан осу­
ществляется в течение трех дней с момента поступления обращения [16].
5.20. Сведения о поступившем документе вносятся в электронную реги­
страционную карточку (ЭРК) СЭД или регистрационно-учетнуюформу на бу­
мажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрацион­
ный номер.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового но­
мера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен
цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) по используемым
классификаторам [17].
5.21. На всех зарегистрированных документах, за исключением докумен­
тов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки
о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа
фиксируются дата поступления (при необходимости — время поступления
в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа в соответ­
ствии с пунктом 2.36 Примерной инструкции.
5.22. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, элек­
тронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК доку­
мента.
93

5.23. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству
организации, после регистрации в Службе делопроизводства передается в со­
ответствующее подразделение или работнику организации для перевода и по­
следующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция
на иностранных языках передается по назначению непосредственно в струк­
турные подразделения.
5.24. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения
поступающих в организацию документов на требующие обязательного рас­
смотрения руководством организации и направляемые непосредственно
в структурные подразделения.
5.25. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществля­
ется в Службе делопроизводства после регистрации документов. Предвари­
тельное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступле­
ния документов с отметками, требующими незамедлительного рассмотрения
и исполнения документа.
5.26. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы,
адресованные в организацию и на имя ее руководителя. Документы, адре­
сованные подразделениям, руководителям подразделений и специалистам,
передаются в структурные подразделения без предварительного рассмотрения
[18].
5.27. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки со­
держания входящих документов, с учетом установленного в организации рас­
пределения функциональных обязанностей между руководителем организа­
ции, его заместителями, руководителями структурных подразделений.
5.28. По результатам предварительного рассмотрения документы распре­
деляются на документопотоки, направляемые:
на рассмотрение руководителя организации (документы, поступающие
из органов государственной власти, органов местного самоуправления, доку­
менты по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности орга­
низации);
на рассмотрение заместителей руководителя (документы по направлениям
деятельности, курируемых соответствующими заместителями);
на рассмотрение иных руководителей, главных и ведущих специалистов;
на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направле­
ниям их деятельности.
5.29. По завершении предварительного рассмотрения документы переда­
ются соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резо­
люций (указаний по исполнению).
5.30. Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день пе­
редачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если до­
кументы переданы руководству в конце рабочего дня. Документы, требующие
срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматрива­
ются руководителем незамедлительно.
5.31. Результаты рассмотрения документа руководителем организации,
его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резо­
люции в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.
94

5.32. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок
исполнения) специалистом Службы делопроизводства вносятся в ЭРК СЭД,
после чего исполнители получают доступ к электронному документу или элек­
тронной копии документа, если документ поступил на бумажном носителе.
5.33. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их реги­
страции, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руко­
водством передаются в соответствующие структурные подразделения на ис­
полнение или помещаются в дело в Службе делопроизводства в соответствии
с номенклатурой дел организации. Для фиксации факта передачи входящих
документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные
подразделения могут использоваться журналы (реестры) передачи докумен­
тов.
5.34. При бумажном документообороте подлинники входящих докумен­
тов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответствен­
ному исполнителю, остальным исполнителям Служба делопроизводства пере­
дает копии документа.
5.35. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными
лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом,
регистрируются в Службе делопроизводства организации.
5.36. Регистрация исходящих документов осуществляется в день под­
писания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны
в конце рабочего дня или в нерабочее время.
5.37. Перед регистрацией исходящих документов Служба делопроизвод­
ства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие
подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходя­
щих документах приложений, соответствие количества экземпляров количе­
ству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.
5.38. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправля­
емом документе фиксируются в ЭРК, к которой прикрепляется электронная
копия отправляемого документа. Если ЭРК была создана в СЭД при подго­
товке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее
добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие
сведения об исходящем документе.
5.39. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять
из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми классификаторами и по­
рядкового номера документа в пределах календарного года. Дата регистра­
ции и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе,
а также на копии исходящего документа, остающейся в деле, в соответствии
с пунктами 2.35, 2.36 Примерной инструкции.
5.40. Исходящий документ, подписанный руководителем организации
или иным уполномоченным им должностным лицом, передается на отправку,
копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соот­
ветствии с номенклатурой дел. Электронные документы после их подписания
электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.
5.41. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые
из организации, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдьегер95

ской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по ка­
налам электросвязи (факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная
почта, МЭДО, СЭД). Обработка корреспонденции для отправки почтовой
связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой
связи [19].
5.42. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку
с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных
документов, направляемых в подведомственные организации). Неправильно
оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к от­
правке не принимаются и возвращаются исполнителю. Документы, подлежа­
щие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания
и регистрации или на следующий рабочий день.
5.43. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется
по указанию лица, подписавшего документ.
5.44. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки
и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов,
а на этапе исполнения - входящих документов.
5.45. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений),
подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинте­
ресованными лицами передаются в Службу делопроизводства для проверки
правильности их оформления.
5.46. Правильно оформленные приказы, распоряжения передаются на под­
пись руководителю организации или иному уполномоченному им лицу.
5.47. Подписанные приказы, распоряжения по основной деятельно­
сти регистрируются в Службе делопроизводства [20]. Приказам, распо­
ряжениям по основной деятельности присваиваются порядковые номера
(по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года.
Порядковый номер документа может дополняться буквенным или цифро­
вым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствую­
щей группе документов.
Сведения о регистрируемых приказах, распоряжениях вносятся в СЭД
или в иные регистрационно-учетные формы на бумажном носителе или в элек­
тронной форме в соответствии с пунктом 5.54 Примерной инструкции.
5.48. Подлинники приказов (распоряжений) по месту их регистрации фор­
мируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации в соответ­
ствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции. Копии приказов, распоряжений
рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной
форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки. Ко­
пии приказов, распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверя­
ются в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции.
5.49. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством орга­
низации, регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями соот­
ветствующих руководителей. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых
коллегиальными (совещательными) органами, комиссиями или в структурных
подразделениях организации, регистрируются в подразделениях, ответствен­
ных за организацию и проведение мероприятия. Копии таких протоколов го96

товятся к рассылке и рассылаются структурным подразделением, ответствен­
ным за организацию и проведение мероприятия.
5.50. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календар­
ного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каж­
дой группе протоколов отдельно. Подлинники протоколов по месту их реги­
страции формируются в дела по номенклатуре дел организации в соответствии
с пунктом 8.20 Примерной инструкции.
5.51. Внутренние документы на имя руководителя другого структурного
подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии СЭД или отсут­
ствии возможности зарегистрировать внутренний документ в СЭД) регистри­
руются в подразделении, создавшем документ. Зарегистрированный документ
передается непосредственно в подразделение — адресат, в котором повторно
не регистрируется.
5.52. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмо­
трении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе [21]:
а) наименование организации (корреспондента);
б) адресат;
в) наименование вида документа;
г) дата поступившего документа;
д) регистрационный номер поступившего документа;
е) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
ж) дата поступления документа;
з) входящий регистрационный номер;
и) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
к) количество листов основного документа;
л) отметка о приложении (количество приложений, общее количество ли­
стов приложений);
м) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата,
регистрационный номер, тип связи);
н) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо,
давшее поручение, дата);
о) срок исполнения документа;
п) индекс дела по номенклатуре дел;
р) сведения о переадресации документа;

с) отметка о контроле;
т) гриф ограничения доступа к документу;
у) сведения об электронной подписи;
ф) результат проверки электронной подписи [22].
5.53. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следу­
ющие сведения о документе:
а) адресат;
б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
в) наименование вида документа;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
97

ж) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата,
регистрационный номер, тип связи);
з) количество листов основного документа;
и) индекс дела по номенклатуре дел;
к) отметка о приложении (количество приложений, общее количество ли­
стов приложений);
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) подразделение - ответственный исполнитель документа;
н) сведения об электронной подписи.
5.54. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следу­
ющие сведения о документе [23]:
а) наименование подразделения, подготовившего проект документа;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
е) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата,
регистрационный номер, тип связи);
ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
з) отметка о приложении (количество приложений, общее количество ли­
стов приложений);
и) индекс дела по номенклатуре дел;
к) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата ис­
полнения);
л) отметка о контроле;
м) гриф ограничения доступа к документу;
н) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный ис­
полнитель) документа.
Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и вну­
тренних документах в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.
5.55. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных
за определенный период времени, может проводиться по организации в целом,
по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корре­
спондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам,
необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.
5.56. При учете объема документооборота подсчитывается количество
документов выделенной группы. Учет количества документов проводится
по данным СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек.
5.57. За единицу учета количества документов принимается единственный
экземпляр документа (подлинник или копия, если копия — единственный
экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма)
без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании).
Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.
5.58. Результаты учета объема документооборота в организации ежегодно
обобщаются Службой делопроизводства и представляются руководству в виде
отчета об объеме документооборота за год.
98

VI. Контроль исполнения документов (поручений)
6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их сво­
евременного и качественного исполнения.
6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
руководителем или иным должностным лицом организации - исполнения
документов (поручений) по существу;
Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроиз­
водство в структурных подразделениях - сроков исполнения документов (по­
ручений).
В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат заре­
гистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставля­
емой в соответствии с пунктом 2.54 Примерной инструкции, а в структурных
подразделениях организации - все зарегистрированные документы, требую­
щие исполнения.
6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), со­
держащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на кон­
троль по каждому поручению отдельно.
6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает
в себя:
постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до испол­
нителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов
(поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (по­
ручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поруче­
ний) и состоянии исполнительской дисциплины.
6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календар­
ных днях. Если последний день срока исполнения документа (поручения) при­
ходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший
следующий за ним рабочий день. Дата исполнения документа (поручения)
фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, исполь­
зуемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения). Сроки
исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем исходя
из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,
установленных законодательством Российской Федерации.
6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
«весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «опе­
ративно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня полу­
чения;
99

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы
(депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по межведомственным запросам о представлении документов и (или) ин­
формации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг —
5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской
Федерации не установлен иной срок;
по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.
6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения),
а также отменить его может руководитель, подписавший документ или дав­
ший поручение (указание).
6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указа­
ний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответ­
ственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевре­
менность доведения документа (поручения) до исполнителя.
6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц,
в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) про­
водится предварительный контроль и напоминания исполнителям о прибли­
жении сроков исполнения документов (поручений).
6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:
документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;
документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже
одного раза в месяц;
документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока
исполнения.
6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения
документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме
посредством СЭД. Напоминания исполнителям, а также информация об ис­
полнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксиру­
ются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых
для контроля исполнения документов (поручений).
6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (пору­
чения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя,
давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока
с указанием причин продления и даты исполнения. Обоснование продления
срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответ­
ствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока ис­
полнения документа (поручения).
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный
исполнитель информирует Службу делопроизводства [24].
6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты реше­
ния по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы,
направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (орга­
низации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам. Решение об ис­
полнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший до­
кумент (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы
делопроизводства организации.
100

На исполненном документе проставляется отметка о направлении доку­
мента в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения
об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную реги­
страционно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.
6.14. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (по­
ручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.
6.15. Служба делопроизводства организации анализирует состояние и ре­
зультаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской
дисциплины:
в порядке предварительного контроля направляет в структурные подраз­
деления организации напоминания о документах, сроки исполнения которых
истекают (за 3—5 дней до окончания срока исполнения документа);
раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководите­
лям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов,
исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не испол­
ненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным
подразделениям и, при необходимости, - по отдельным исполнителям.

VII. Организация работы исполнителя с документами
7.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотре­
ния или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руковод­
ства организации и руководителя подразделения. Срочные документы пере­
даются исполнителю незамедлительно.
7.2. Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюци­
ями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ,
поступивший на исполнение в подразделение, не имеет отношения к ком­
петенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на
следующий рабочий день возвращает его в Службу делопроизводства для ре­
шения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое подразделение
(другому исполнителю).
7.3. Исполнение документа предусматривает:
сбор и анализ необходимой информации;
подготовку проекта документа и его оформление;
согласование проекта документа с заинтересованными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласо­
вания и, при необходимости, - повторное согласование;
подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресо­
ван группе организаций;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело [25].
7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным
за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолю­
ции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.
7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным
исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного ре­
шения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное
101

и качественное исполнение поручения и представление ответственному ис­
полнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов до­
кументов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты доку­
ментов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.
7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь)
документ по указанию руководителя подразделения передается другому ис­
полнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю
подразделения для внесения изменений в ЭРК документа в СЭД или иную
регистрационно-учетную форму.
7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник
обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его ука­
занию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости - по акту
приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их коли­
чество и который подписывается работником, передавшим документы, и ра­
ботником, принявшим документы).
7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, под­
готовленный исполнителем. Проект документа со всеми необходимыми при­
ложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, уста­
новленными в разделе 3 Примерной инструкции, исполнитель согласовывает
с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с дру­
гими организациями. Документы, предназначенные для отправки, оформля­
ются на бланке организации установленной формы. Для отправки документов,
не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо. На до­
кумент, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список
рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации
обеспечивает изготовление необходимого количества копий.
7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласова­
ние (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами
и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с пунктами 4.1—
4.11 Примерной инструкции. При наличии большого количества замечаний
до представления доработанного проекта документа на подпись руководи­
телю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой ука­
зывается: содержание замечания (предложения), должность, фамилия лица,
давшего замечание, принято или отклонено замечание (если замечание откло­
нено, — причину отклонения).
7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект
документа передается на подписание (утверждение). До представления на под­
пись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правиль­
ность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при не­
обходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание
подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком,
установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает
для регистрации и отправки и/или включения в дело. В соответствии с но­
менклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть
включен документ.
102

7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать
изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения
документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступле­
ния, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах,
о дате и результате окончательного исполнения.
7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших
к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними
могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VIII. Формирование документального фонда организации
8.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на
хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразде­
лениях организации.
8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумаж­
ном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии
с номенклатурой дел. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группи­
ровку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию
и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным докумен­
том. Номенклатура дел является основой для составления описей дел посто­
янного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, ак­
тов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения,
а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
8.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения со­
става и содержания документов, образующихся в деятельности организации,
включая документы, поступающие из других организаций.
8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уста­
вом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным рас­
писанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за
прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержа­
щими сведения о документах, образующихся в деятельности организации,
типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомствен­
ными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятель­
ность структурных подразделений организации и постоянно или временно
действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы
ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки,
в необходимых случаях - копии документов [26]. Документы, созданные
в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам,
что и документы на бумажном носителе. Не включаются в номенклатуру
дел периодические издания, книги, брошюры.
8.6. Номенклатура дел организации (сводная) составляется Службой де­
лопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений
по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и ис­
пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в органах государственной власти, органах местного
самоуправления, организациях [27] (далее - Правила хранения). Сводная но103

менклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предсто­
ящий календарный год.
8.7. Номенклатура дел организации подписывается руководителем Службы
делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным
за архив), согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной
комиссией) организации и, если организация является источником комплек­
тования государственного или муниципального архива, один раз в 5 лет пред­
ставляется на согласование соответствующей экспертно-проверочной комис­
сии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской
Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения)
или государственного (муниципального) архива в соответствии с предостав­
ленными ему полномочиями в порядке, установленном Правилами хранения
[28]. Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или госу­
дарственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными
ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится
в действие с 1-го января предстоящего календарного года. Организации, в де­
ятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской
Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно. В случае измене­
ния функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согла­
совывается и утверждается заново.
8.8. Согласованная с соответствующей ЭПК архивного учреждения
или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предостав­
ленными ему полномочиями номенклатура дел в конце каждого года уточня­
ется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится
в действие с 1 января предстоящего календарного года.
8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является до­
кументом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел
Службы делопроизводства, второй - используется Службой делопроизвод­
ства в качестве рабочего экземпляра, третий — передается в архив организации
в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел органи­
зации, утвержденной руководителем организации, передается в государствен­
ный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является
организация. В подразделения организации номенклатура дел рассылается
Службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бу­
мажном носителе или в электронной форме.
8.10. Номенклатура дел организации строится по структурной (названиями
разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных
подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой
организации) или функциональной схемам (названиями разделов номенкла­
туры дел являются направления деятельности организации).
8.11. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каж­
дом подразделении организации работником, ответственным за делопроиз­
водство подразделения, при участии ведущих специалистов подразделения,
согласовывается с экспертной комиссией подразделения (при ее наличии),
подписывается руководителем структурного подразделения и представляется
в Службу делопроизводства. Номенклатура дел структурного подразделения
104

составляется по форме, установленной Правилами хранения [29]. Вновь соз­
данное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разра­
ботать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства.
8.12. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного под­
разделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры
дел и состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в со­
ответствии с утвержденной структурой организации или классификатором струк­
турных подразделений) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где:
01 - код структурного подразделения;
05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «пе­
реходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же ин­
дексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы
для однородных дел, включенных в разные разделы.
Если в течение года в деятельности организации образуются документы,
не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно
включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры ДЬл для
вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.
.
8.13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной
форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допуска­
ется употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные
материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтакси­
ческих оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе
формирования и оформления дел.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов,
включенных в дело (протоколы, приказы);
б) наименование организации, структурного подразделения, посто­
янно действующего или временного органа, должностного лица, создавших
документ(ы);
в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресо­
ваны или от которого получены документы);
г) краткое содержание документов дела;
д) название местности (территории), с которой связано содержание доку­
ментов дела;
е) дата (период), к которым относятся документы дела;
ж) указание на копийность документов дела.
8.14. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры
дел определяется степенью важности документов, включенных в дела. В на­
чале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, орга­
низационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел,
содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы,
документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раз­
дела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.
105

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому
признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или ге­
ографических названий. В заголовках дел, содержащих документы по одному
вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве
вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках
указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:
«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки,
доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих до­
кументы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложе­
ний не перечисляются):
«Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета»;
«Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре
и документы к ним».
В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных доку­
ментов, эта группа документов указывается во множественном числе:
«Протоколы заседаний дирекции».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому
вопросу она ведется:
«Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалифика­
ции работников».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспонден­
тами, последние не называются, а указывается их видовое название:
«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключе­
нии и исполнении государственных контрактов».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспонден­
тами, последние не перечисляются:
«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка
ведется только с ним:
«Переписка с ООО “Горсвязь” о предоставлении услуг связи».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных административнотерриториальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные на­
звания, а указывается их общее видовое название:
«Переписка с учреждениями культуры административных округов Мо­
сквы»;
если содержание дела касается одной административно-территориальной
единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:
«Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчет­
ности».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы
(отчеты):
«Отчеты структурных подразделений за 2017 год»;
106

«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров
за 2017 год (ф. № 27-год)».
При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заго­
ловка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части),
уточняющие содержание томов (частей) дела. Заголовки дел могут уточняться
в процессе формирования и оформления дел.
8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календар­
ного года. По достижении делом, включающим документы временных
(свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том за­
крывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последова­
тельно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:
Т. I.

11.01.2017 30.06.2017

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные доку­
менты, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
8.16. В графе 4 «Срок хранения и № статьи по перечню» указываются сроки
хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню до­
кументов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нор­
мативному правовому акту.
8.17. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («За­
ведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»), о вы­
делении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел,
о передаче дел в другую организацию для продолжения. Если дело формиру­
ется в информационной системе и включает электронные документы, в графе
«Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием
наименования информационной системы:
«Электронные документы. СЭД “Канцелярия”, БД “Служебные запи­
ски”».
8.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры
дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в ко­
торую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), от­
дельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хране­
ния с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными
о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения. В итоговую
запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных,
переданных из структурных подразделений организации.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организа­
ции, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется
отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.
8.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до вы­
деления их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту
их формирования. Дело считается заведенным с момента включения в него
первого исполненного документа.
107

8.20. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться
следующие общие правила:
в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему
содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения помещаются вместе с основными документами;
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются
в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепи­
ской на общих основаниях;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные(до­
кументы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экзем­
пляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно
превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками
хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного
объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей)
индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обо­
значений: «Т. 1», «Т. 2».
Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, во­
просно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии
с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распоряди­
тельным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело,
как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, си­
стематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.
Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными до­
кументами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указан­
ными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов
по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятель­
ности [30].
Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сро­
ками хранения.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и си­
стематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ по­
мещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении перепи­
ски по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
108

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии
с номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой
они были созданы или в которую были включены.
8.21. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного
подразделения и организации доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
8.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных
для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их со­
хранность и защиту от воздействия вредных факторов.
Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально,
корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках об­
ложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости но­
мер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается
на внутренней стороне шкафа.
8.23. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установле­
ния фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем под­
разделения в случаях:
перед передачей документов в архив организации;
при перемещении дел;
при смене руководителя структурного подразделения, руководителя
Службы делопроизводства;
при реорганизации и ликвидации организации или структурного подраз­
деления.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры
дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется
путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фик­
сироваться в акте проверки наличия и состояния дел.
8.24. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел,
руководством подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск
дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, кото­
рая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу
делопроизводства.
Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом Службой де­
лопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномо­
ченным им лицом) в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится
в Службе делопроизводства и структурном подразделении; экземпляр акта
представляется в архив организации при передаче дел структурного подраз­
деления на архивное хранение.
8.25. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодатель­
ных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливаю­
щих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных переч­
ней документов с указанием сроков их хранения: при составлении номенклатуры
дел; при подготовке дел к передаче в архив организации; в архиве организации.
109

8.26. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности доку­
ментов в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия
(далее - ЭК), в организациях, имеющих подведомственные организации, фи­
лиалы, - центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). Задачи, функции,
права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, ко­
торое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере ар­
хивного дела и делопроизводства [31].
8.27. Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации,
описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том
числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подле­
жащих хранению;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методиче­
ских документов по вопросам работы с документами в организации.
8.28. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопро­
изводителями подразделений совместно с ЭК организации и под методиче­
ским руководством Службы делопроизводства организации.
8.29. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке
дел к передаче в архив организации осуществляется:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хране­
ния для передачи в архив организации;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения
и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежа­
щих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения кото­
рых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел органи­
зации, правильность определения сроков хранения дел.
8.30. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения под­
лежат полистному просмотру для выделения из их состава документов вре­
менных (до 10 лет) сроков хранения. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются
полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава доку­
ментов, подлежащих постоянному хранению.
8.31. Отбор электронных документов для передачи в архив организации
осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов
из баз данных информационных систем по признаку «Индекс дела» («Срок
хранения»).
8.32. По результатам экспертизы ценности документов в организации про­
водится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения,
временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты
о вьщелении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Описи дел посто­
янного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному
составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хране­
нию, рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации одновременно.
110

Согласованные ЭК (ЦЭК) акты и описи утверждаются руководителем орга­
низации.
8.33. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие
хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформле­
нию подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного
хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному
оформлению. Оформление дел проводится в структурных подразделениях ор­
ганизации по месту формирования документов в дела.
8.34. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:
оформление реквизитов обложки дела по форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение
названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела
составляются по формам, установленным Правилами хранения [32].
8.35. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежа­
щие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела
хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не про­
водится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются.
На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполня­
ются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения,
индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.
8.36. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по лич­
ному составу указываются:
наименование вышестоящей организации (организации-учредителя);
наименование организации - источника комплектования государственного
(муниципального) архива;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
номер тома (части);
заголовок дела (тома, части);
крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации
указывается наименование государственного (муниципального) архива, ис­
точником комплектования которого выступает организация.
8.37. При оформлении обложки дела:
наименование вышестоящей организации (организации-учредителя),
при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже, под полным
наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное
наименование (при его наличии);
111

наименование организации указывается полностью, в именительном па­
деже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его
наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения указывается полностью в со­
ответствии с утвержденной структурой организации (при наличии сокращен­
ного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);
индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необхо­
димых случаях в заголовок вносятся уточнения);
даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).
При изменении наименования организации или подразделения в течение
периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое
подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается
новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование
заключается в скобки.
Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры
дел/Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части)
выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел,
состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты докумен­
тов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого
раннёго и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день
месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами,
название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты
которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки
делается запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут
не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и от­
четы, так как они отражаются в заголовках дел.
Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого
и последнего протоколов. Крайними датами личного дела являются даты под­
писания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения
трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено.
В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата
документа, извещающего о его кончине.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенкла­
туры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых
документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков
хранения. Наделах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
8.38. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и времен­
ных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии
заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела
вносятся изменения и дополнения. Наименования организации и подразде­
ления, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.
8.39. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка располо­
жения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя
и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией.
112

Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление
чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху
вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста
документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно. Документы с собственной нумерацией
листов нумеруются в общем порядке.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист
в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в пра­
вом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит пере­
шивке и нумеруется как один лист.
Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт,
а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.
Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется
заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый но­
мер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается
употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
8.40. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель
дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и про­
писью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных
документов (неясный текст, разрывы, склейки).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием долж­
ности, инициалов и фамилии, даты составления. Количество листов в деле,
указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела. Если
дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный листзаверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.
8.41. Для учета документов определенных категорий постоянного и вре­
менного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой
документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись докумен­
тов дела, помещаемая в его начало. Внутренняя опись включается в дела, име­
ющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам докумен­
тов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела
постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и бы­
строго нахождения документов в деле. В конце внутренней описи указывается
цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается
составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составле­
ния. Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная
внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.42. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения
и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки
из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом воз­
можности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций
на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помеща­
ются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверя113

ется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и метал­
лические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются. Дела
постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных доку­
ментов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя
клапанами и с завязками или в коробках.
8.43. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации
осуществляется структурным подразделением организации — владельцем соот­
ветствующей информационной системы совместно с подразделением (специ­
алистом), обеспечивающим функционирование информационной системы.
8.44. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче
в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы
с документами:
конвертация электронного документа в формат архивного документа [33];
формирование в информационной системе организации электронных дел,
являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или кон­
тейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные элек­
тронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную ко­
пию текстового электронного документа в формате PDF/A [32];
формирование описи электронных дел, документов структурного подраз­
деления;
миграция электронных документов на физически обособленные матери­
альные носители, если документы передаются в архив организации не по ин­
формационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютер­
ных программ;
подтверждение целостности электронного дела электронной подписью
руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица),
осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив ор­
ганизации.
8.45. Электронные документы передаются в архив организации по инфор­
мационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носи­
телях в соответствии с установленными правилами [32], без сохранения данных
электронных документов в соответствующих информационных системах.
8.46. Описи дел составляются в структурных подразделениях органи­
зации под методическим руководством Службы делопроизводства. Описи
дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных
(свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела,
а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организа­
ции (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам).
Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установ­
ленным Правилами хранения [34]. По описям дел структурных подразделений
документы передаются в архив организации.
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не со­
ставляются, и в архив такие дела не передаются. При наличии в организации
СЭД описи дел формируются в системе.
114

8.47. Описи дел структурных подразделений представляются в архив ор­
ганизации не ранее чем через один год и не позднее, чем через три года после
завершения дел в делопроизводстве.
8.48. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей
с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна вклю­
чать следующие сведения: порядковый номер дела по описи; индекс дела;
заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения
дела; примечания.
8.49. При составлении описи дел структурного подразделения соблюда­
ются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой система­
тизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером
(если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть
вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вы­
несены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголов­
ками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении
в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»;
графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, осо­
бенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным
подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.
8.50. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество фор­
мирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись,
количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется ито­
говая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел,
числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также ого­
вариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропу­
щенные номера).
8.51. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделе­
ний устанавливается по согласованию с архивом организации.
8.52. При составлении описи электронных дел в опись включаются: поряд­
ковый номер электронного дела по описи; индекс электронного дела; заголо­
вок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела; объем электронного дела
в Мб; примечания.
В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных
документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются
сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
8.53. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем
подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее нали­
чии) и Службой делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся
приложением к описи электронных документов, подписывается составителем ре­
естра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.
115

8.54. Описи дел структурного подразделения организации составляются
в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вме­
сте с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного
экземпляра в структурном подразделении. В архив организации также переда­
ется по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате
для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, доку­
ментов (годовых разделов).
8.55. Дела передаются на хранение в архив организации в соответствии
с графиком передачи документов, утвержденным руководителем организации
или иным уполномоченным им лицом и согласованным с руководителями
структурных подразделений.
8.56. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, до­
кументы по личному составу, электронные документы передаются в архив
организации не ранее чем через год и не позднее, чем через три года после
завершения их в делопроизводстве.
8.57. Передача дел в архив организации производится по описям дел струк­
турных подразделений.
8.58. Уполномоченный работник архива проверяет правильность оформ­
ления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответ­
ствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных
в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные при проверке недостатки
в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения
обязаны устранить в двухнедельный срок.
8.59. Прием каждого дела в архив организации производится в присут­
ствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих
экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается от­
метка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой за­
писи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых
в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата при­
ема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица,
передавшего дела.
Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотруд­
ника (делопроизводителя) структурного подразделения, передавшего дела
на бумажном носителе и электронные дела.
8.60. Передача электронных документов в архив организации произво­
дится на основании описей электронных дел по информационно-телеком­
муникационной сети (при наличии в архиве организации информационной
системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые
представляются в двух идентичных экземплярах.
8.61. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделе­
ния организации делопроизводитель подразделения в период проведения
ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела,
оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хра­
нения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
8.62. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделе­
ниях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтоже116

нию документов, не подлежащих хранению (по форме, установленной Прави­
лами хранения [35].
На основе предложений структурных подразделений Служба делопроиз­
водства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению, на дела всей организации по той же форме. Заго­
ловки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим
заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
8.63. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек
к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году
дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет
составлен не ранее 1 января 2018 года.
8.64. Дела с отметкой «ЭПК» [36] подлежат полистному просмотру в целях
выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные
в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединя­
ются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Осталь­
ные документы дела с отметкой «ЭПК» включаются в акт, при этом отметка
«ЭПК» в акте не указывается.
8.65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хра­
нению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно
с описями дел постоянного хранения и по личному составу.
8.66. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, утверждается руководителем организации после утверждения
ЭПК архивного учреждения, государственного или муниципального архива
в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоян­
ного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела,
выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.
8.67. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (ути­
лизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной. После
уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые
подписью специалиста Службы делопроизводства, и датой:
«Уничтожено. См. акт №от. Подпись, инициалы, фамилия».
8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат
выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится
их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими
средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению
электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя вос­
становить средствами информационной системы на носителях информации
и из резервных копий.
8.69. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хра­
нению, хранятся постоянно в деле фонда.

IX. Организация доступа к документам и их использования
9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства,
структурных подразделениях организации работникам других подразделений
117

для ознакомления и (или) для временного использования в работе произво­
дится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя)
структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разреше­
ния руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделе­
ния, документы которого запрашиваются.
9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам ор­
ганизации на срок не более одного месяца.
Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам го­
сударственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются
на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации
или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.
При необходимости срок использования документов может быть продлен.
9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов
(дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашива­
ется дело (документ), и цель использования документов, находящихся на опе­
ративном хранении.
9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место
выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело
вьщано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в по­
лучении и приеме дела.
На место изъятого подлинника документа работник Службы делопро­
изводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело листзаместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и под­
писями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная
копия документа. После решения вопроса, для рассмотрения которого дела
(документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники
документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.
9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении
в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде
копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной ин­
струкции.
9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещае­
мым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными
нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации
информационной системы, и в соответствии с персональными учетными за­
писями работников в СЭД или иной информационной системе.
Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информа­
ционной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пун­
ктами 9.1—9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе,
высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ,
или иным образом.
9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем
дело (документ), ведется учет выданных дел (документов) и контроль их сво­
евременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.
9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность получен­
ных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и ис118

пользовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с тре­
бованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных
документов или их копий работникам других подразделений или организаций.
9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности орга­
низации, производится в соответствии с законодательством Российской Фе­
дерации.
9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письмен­
ного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разре­
шения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с из­
вещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.
9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте)
изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух эк­
земплярах и подписывается уполномоченными представителями организации
и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается
опись (реестр) изъятых документов (дел).
9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная
копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлин­
ника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирова­
ние и/или хранение дела.
9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствую­
щего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело,
при этом копия, помещенная вдело вместо подлинника, изымается.

X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков
документов, носителей электронных подписей
10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатыва­
ются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распоряди­
тельных документов, требования к их оформлению и использованию устанав­
ливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуаль­
ной инструкции по делопроизводству или приказом руководителя в составе
комплекта (альбома) бланков.
10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки
документов, изготовленные типографским способом или средствами оператив­
ной полиграфии. Организации вправе при подготовке документов использовать
электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соот­
ветствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации.
10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяе­
мые в организации, не могут передаваться другим организациям, должност­
ным и физическим лицам.
10.5. Служба делопроизводства организации:
оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распоряди­
тельных документов типографским способом или средствами оперативной
полиграфии;
осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных доку­
ментов и выдачу их в структурные подразделения организации;
119

осуществляет контроль за правильностью использования бланков органи­
зационно-распорядительных документов [37].
10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным за­
коном «О Государственном гербе Российской Федерации» [38] и уставом ор­
ганизации используется печать с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации (далее — печать организации). В организации также
могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных
категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечаты­
вания помещений и удостоверения специальных пропусков.
В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной
подписью руководителя и иных должностных лиц. Порядок использования
штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц
[39], виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавли­
вается локальным нормативных актом организации.
10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установлен­
ным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»
[40].
10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необ­
ходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками
возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экзем­
пляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представ­
лению руководителя Службы делопроизводства организации. Если печать ор­
ганизации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати
указывается в клише печати при ее изготовлении.
10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя
организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях доку­
ментов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.
10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответ­
ственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печа­
тей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроиз­
водства или иное подразделение организации.
10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запираю­
щихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использова­
ние печатей и штампов.
10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается.
Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключитель­
ных случаях по решению руководства организации (например, при подписа­
нии договоров).
10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблю­
дение работниками условий использования и хранения печатей и штампов
в структурных подразделениях организации.
10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы
подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на ко­
торое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения.
120

Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета
печатей и штампов.
10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в ор­
ганизации должны использоваться усиленные квалифицированные электрон­
ные подписи. Состав должностных лиц и работников организации - вла­
дельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен
определять руководитель организации.
10.16. При передаче организацией электронных документов на элек­
тронный адрес другой организации, а также для обмена электронными до­
кументами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут ис­
пользоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/
или простые электронные подписи (далее — электронная подпись) в соответ­
ствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной
подписи» [41].
10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный элек­
тронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носи­
теле, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним
юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:
ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на мо­
мент подписания электронного документа является действительным (досто­
верным), не утратил силу (не отозван);
подтверждена подлинность электронной подписи в электронном доку­
менте;
дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;
электронная подпись используется в соответствии с установленным в ор­
ганизации распределением права подписи документов между должностными
лицами и работниками.
10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой
ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД.
10.19. Служба делопроизводства или иное подразделение организации ве­
дет учет ключей электронных подписей [42] в специальном журнале. Выдача
материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении
срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.
10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществля­
ется в порядке, установленном локальным нормативным актом организации,
устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных
подписей при работе с документами.
10.21 Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфи­
денциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством
Российской Федерации.

Примечания
[1] В организациях с небольшим объемом документооборота функции
Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводите­
лем, секретарем).
[2] Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2;
15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных пра­
вонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ
«О бухгалтерском учете».
[3] Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-рас­
порядительная документация. Требования к оформлению документов» с Из­
менением № 1. М.: Стандартинформ, 2018.
[4] Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен
1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: «pt»).
[5] ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотеч­
ному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документа­
ция. Требования к оформлению документов», с Изменением № 1. М.: Стан­
дартинформ, 2018.
[6] Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной вла­
сти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии
и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного поста­
новлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.
[7] Часть 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ
«О коммерческой тайне».
[8] Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных при­
казом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации
от 31 июля 2014 г. № 234.
[9] Закон РоссийскойФедерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках
народов Российской Федерации».
[10] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Россий­
ской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации
от 27 мая 2015 г. № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно­
техническому взаимодействию государственных органов и государственных
организаций посредством обмена документами в электронном виде».
[11] Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть уста­
новлены иные сроки согласования проектов документов.
[12] Для государственных организаций - участников МЭДО.
[13] Индивидуальной инструкцией по делопроизводству может быть пред­
усмотрена распечатка документов, поступивших в форме электронных доку122

ментов, с последующей организацией работы с ними как с документами на бу­
мажном носителе.
[14] К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы,
не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой
в справочных целях.
[15] В индивидуальной инструкции по делопроизводству устанавливается
место регистрации входящих документов (централизованно — в Службе дело­
производства или в Службе делопроизводства и структурных подразделениях),
а также способ регистрации (в СЭД или в регистрационно-учетных формах
на бумажном носителе).
[16] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан в Российской Федерации».
[17] Структура регистрационного номера входящего документа определя­
ется индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
[18] Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению
в организации, может быть конкретизирован в индивидуальной инструкции
по делопроизводству.
[19] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг
почтовой связи».
[20] Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководите­
лем и их регистрация осуществляются подразделением по управлению персо­
налом.
[21] Указанный состав сведений, включаемых в СЭД при регистрации
и в ходе рассмотрения и исполнения входящих и исходящих документов, обя­
зателен для организаций — участников МЭДО.
[22] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной
электронной подписью.
[23] Состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних до­
кументов, зависит от вида регистрируемого документа.
[24] Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав испол­
нителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы
делопроизводства.
[25] Выполняется Службой делопроизводства.
[26] Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия —
единственный экземпляр документа в организации, а также если копии не­
обходимы для организации деятельности подразделения.
[27] Приложение № 25 к Правилам хранения, комплектования, учета и ис­
пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в органах государственной власти, органах местного
самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства куль­
туры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
[28] Пункт 4.8. Правил хранения.
[29] Приложение № 26 к Правилам хранения.
[30] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных доку­
ментов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, ор123

ганов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности государствен­
ных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием
сроков хранения», к административно-хозяйственной деятельности относятся
вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации слу­
жебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспече­
нию безопасности организаций.
[31] Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43 «Об ут­
верждении Примерного положения об экспертной комиссии организации».
[32] Приложения № 8, 27, 28 к Правилам хранения.
[33] Пункт 4.34 Правил хранения.
[34] Приложения № 23, 24 к Правилам хранения.
[35] Приложение № 21 к Правилам хранения.
[36] Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена
к сроку хранения «постоянно».
[37] Индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации мо­
жет быть предусмотрено ведение учета бланков документов.
[38] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ
«О Государственном гербе Российской Федерации».
[39] С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса
Российской Федерации.
[40] ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями № 1-4.
[41] Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной под­
писи».
[42] Виды электронных подписей, используемых в организации, устанав­
ливаются организацией и закрепляются в локальном нормативном акте.

Оглавление
Введение........................................................................................................................ 3

Глава 1. Сущность делопроизводства и архивного дела, их цели
и взаимосвязь................................................................................................................4
Глава 2. Основы нормативного регулирования деятельности в сфере
делопроизводства и архивного дела

Глава 3. Основы организационного регулирования деятельности
в сфере делопроизводства и архивного дела
Глава 4. Управление документами............................................................................ 11
4.1. Номенклатура дел......................................................................................... 11
4.2. Документооборот.......................................................................................... 11
4.3. Текущее (оперативное) хранение документов......................................... 13
4.4. Временное хранение документов............................................................... 13
4.5. Передача документов на постоянное хранение....................................... 14

Глава 5. Документирование........................................................................................ 14
5.1. Содержание документа................................................................................ 14
5.2. Структура документа................................................................................... 15
5.3. Стиль изложения документа...................................................................... 15
5.4. Оформление документа.....................
16

Глава 6. Особые вопросы ведения делопроизводства
6.1. Обеспечение сохранности коммерческой тайны.................................... 16
6.2. Обеспечение сохранности персональных данных...................................17
6.3. Применение электронной подписи.......................................................... 17
Заключение........................................................................................................... 18

ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1

Примерное положение о службе документационного
обеспечения управления (соответствует приложению 12 к ГСДОУ
(с извлечениями))....................................................................................................... 20
1. Общие положения......................................................................................... 20
125

2. Цели и задачи службы................................................................
21
3. Функции службы.............................................................................................. 22
4. Права и ответственность службы.................................................................. 22
5. Взаимоотношения службы с другими структурными
подразделениями.................................................................................................. 23
Приложение 2

Квалификационные характеристики должностей работников службы ДОУ
(делопроизводства)...................................................................................................... 25
Заведующий канцелярией................................................................................... 25
Документовед........................................................................................................26
Инспектор по контролю за исполнением поручений.................................... 27
Архивариус............................................................................................................ 27
Делопроизводитель.............................................................................................. 28
Машинистка.......................................................................................................... 29
Приложение 3

Примерное содержание сводной номенклатуры дел
негосударственной организации.................................................................................30
Приложение 4

Примерное положение об архиве организации........................................................ 47
I. Общие положения.............................................................................................47
II. Состав документов Архива организации.................................................... 48
III. Задачи Архива организации......................................................................... 48
IV. Функции Архива организации.................................................................... 48
V. Права Архива организации............................................................................ 50
Приложение 5

Примерное положение об экспертной комиссии организации............................... 51
I. Общие положения............................................................................................. 51
II. Функции ЭК.....................................................................................................52
III. Права ЭК......................................................................................................... 53
IV. Организация работы ЭК................................................................................ 53
Приложение 6

Сроки хранения документов
(соответствуют статьям 21.1, 22 и 22.1 Закона № 125)......................................... 54
Приложение 7

Примерная инструкция по делопроизводству
в государственных организациях...............................................................................56
I. Общие положения..................
56
126

II. Документирование управленческой деятельности.................................. 58
III. Подготовка и оформление отдельных видов документов.................... 75
IV. Согласование проектов документов...........................................................86
V. Организация документооборота.................................................................. 90
VI. Контроль исполнения документов (поручений)..................................... 99
VII. Организация работы исполнителя с документами.............................. 101
VIII. Формирование документального фонда организации....................... 103
IX. Организация доступа к документам и их использования....................117
X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов,
бланков документов, носителей электронных подписей.......................... 119

Примечания............................................................................................................... 122